Actuate hat einen aktuellen Benchmark-Report von Ventana Research veröffentlicht. Der Bericht zum Thema „Anforderungen für Spreadsheets im 21. Jahrhundert: Nutzung und Missbrauch essentieller Unternehmens-Technologie“ wurde unter anderem von Actuate gesponsert. Die unabhängige Studie analysiert, wie Excel-Spreadsheets in mittelständischen und großen Unternehmen verwendet werden. Dabei standen die größten Anwenderprobleme und mangelnde Effizienz bei der Spreadsheet-Nutzung im Mittelpunkt, sowie Geschäftsrisiken durch Spreadsheet-Fehler.
Ventana Research hat bei der Untersuchung 535 Verantwortliche von internationalen Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern befragt. Die Mehrheit der Befragten arbeitet in IT-Abteilungen bzw. im Finanz- oder Managementbereich. Sie verfügen damit über grundlegende Erfahrung im Umgang mit Spreadsheets und Probleme bei deren Anwendung. So gibt die Ventana-Studie unter anderem Aufschluss darüber, wie häufig und ausführlich Mitarbeiter Spreadsheets bei ihrer Arbeit verwenden und in welchen Bereichen sie Excel einsetzen. Dabei stellte das Forschungsinstitut fest, dass eine überwältigende Mehrheit von 98 Prozent der befragten Anwender mit Microsoft Excel arbeitet. Auf Technologien wie Lotus oder Open Office entfallen nur jeweils ein Prozent der Antworten.
In fast jedem Unternehmen wird täglich mit manuell erstellten Excel-Spreadsheets gearbeitet, beispielsweise für Ad-hoc-Analysen und Reports. Diese Informationen dienen als Grundlage für Entscheidungen, mit denen sie kritische Geschäftsprozesse steuern. Diese Spreadsheets verursachen jedoch häufig Probleme. So gab die Hälfte der bei der Studie Befragten an, dass sich in ihren wichtigsten Spreadsheets schwerwiegende Daten- und Formelfehler befinden. Außerdem entdecken 42 Prozent der Teilnehmer oft oder ständig veraltete Informationen in ihren Spreadsheets. Dies sind typische Probleme von Unternehmen, die keine festgelegten Prozesse für das Erstellen, das Füllen der Spreadsheets mit Daten und deren Verteilung haben. Zudem zirkulieren oft verschiedene Versionen eines Spreadsheet-Dokuments gleichzeitig im Unternehmen. Ursachen dafür sind identische Dateibenennungen, fehlende Sicherheitsmechanismen sowie eine dezentralisierte Speicherung. Die operativen Probleme werden dadurch noch komplexer und die Produktivität sinkt.
Eine Lösung dieser Probleme finden Anwender in Actuates Produktsuite. Actuate e.Spreadsheet hilft Unternehmen, geschäftskritische Spreadsheets für Tausende von Nutzern zu definieren, zu designen, zu verteilen und zentral zu verwalten. Auf der einen Seite befriedigt e.Spreadsheet die Wünsche der Endanwender. Zum anderen erfüllt die Anwendung die IT-Anforderungen nach Sicherheit, Genauigkeit und Kontrolle. e.Spreadsheet bietet Unternehmen eine flexible Entwicklungsumgebung, um maßgeschneiderte Spreadsheet-Anwendungen zu gestalten und aufzubauen. Mit seiner Excel nachempfundenen Spreadsheet-Oberfläche und e.Spreadsheet Designer können Excel-Entwickler intuitiv Vorlagen für turnusmäßig verteilte Spreadsheets erstellen. Dabei können sie festlegen, wie Daten, Layouts, Formeln und Funktionen bei der Berichtsgenerierung und -verteilung in die Spreadsheets einfließen. Die IT erhält damit bessere Management- und Kontrollmöglichkeiten, wodurch sich letztlich der Designprozess verbessert. Zudem erhalten Endanwender personalisierte und vollfunktionsfähige Excel-Dokumente mit konsistenten Daten, wodurch sich ihre Produktivität erhöht.
Darüber hinaus enthält Actuate e.Spreadsheet die Sicherheitsfunktion SmartSheet Security. Mit diesem optionalen Feature können personalisierte Spreadsheets für Tausende individueller Nutzer aus einem einzigen Spreadsheet-Blueprint generiert und sicher verteilt werden. Endanwender benötigen weder zusätzliches Training oder Plug-Ins noch müssen sie ihre Arbeitsgewohnheiten verändern. Stattdessen erhalten sie akkurate und funktionierende Spreadsheets, die automatisiert mit den richtigen Daten befüllt werden.
„Unsere Untersuchung zeigt, dass viele Unternehmen nicht die wirklichen Kosten von Spreadsheet-Risiken und –Fehlern erkennen“, sagt Robert Kugel, Senior Vice President und Research Director von Ventana Research. „Tabellenkalkulations-Anwendungen sind die richtigen Tools für fast alle Anforderungen, besonders für die Erstellung und die Verteilung sich wiederholender Berichte. Unternehmen, die Spreadsheets regelmäßig dafür nutzen, sollten sich nach einer automatisierten Lösung umsehen. Dies wäre beispielsweise eine Software für die Erstellung von Excel-Berichten, die fehlerhafte und inkonsistente Daten von vornherein vermeidet und Workbooks schneller ausgibt. Unternehmen werden merken, dass sie auf dieser Grundlage in den meisten Fällen effizienter und wirtschaftlicher arbeiten können.“
Eine Kopie des Ventana-Benchmark-Reports erhalten Sie bei Nate Quesada unter Nate.Quesada@ventanaresearch.com. Die Executive Summary des Reports finden Sie unter www.ventanaresearch.com/ss21/.
Ventana Research hat bei der Untersuchung 535 Verantwortliche von internationalen Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern befragt. Die Mehrheit der Befragten arbeitet in IT-Abteilungen bzw. im Finanz- oder Managementbereich. Sie verfügen damit über grundlegende Erfahrung im Umgang mit Spreadsheets und Probleme bei deren Anwendung. So gibt die Ventana-Studie unter anderem Aufschluss darüber, wie häufig und ausführlich Mitarbeiter Spreadsheets bei ihrer Arbeit verwenden und in welchen Bereichen sie Excel einsetzen. Dabei stellte das Forschungsinstitut fest, dass eine überwältigende Mehrheit von 98 Prozent der befragten Anwender mit Microsoft Excel arbeitet. Auf Technologien wie Lotus oder Open Office entfallen nur jeweils ein Prozent der Antworten.
In fast jedem Unternehmen wird täglich mit manuell erstellten Excel-Spreadsheets gearbeitet, beispielsweise für Ad-hoc-Analysen und Reports. Diese Informationen dienen als Grundlage für Entscheidungen, mit denen sie kritische Geschäftsprozesse steuern. Diese Spreadsheets verursachen jedoch häufig Probleme. So gab die Hälfte der bei der Studie Befragten an, dass sich in ihren wichtigsten Spreadsheets schwerwiegende Daten- und Formelfehler befinden. Außerdem entdecken 42 Prozent der Teilnehmer oft oder ständig veraltete Informationen in ihren Spreadsheets. Dies sind typische Probleme von Unternehmen, die keine festgelegten Prozesse für das Erstellen, das Füllen der Spreadsheets mit Daten und deren Verteilung haben. Zudem zirkulieren oft verschiedene Versionen eines Spreadsheet-Dokuments gleichzeitig im Unternehmen. Ursachen dafür sind identische Dateibenennungen, fehlende Sicherheitsmechanismen sowie eine dezentralisierte Speicherung. Die operativen Probleme werden dadurch noch komplexer und die Produktivität sinkt.
Eine Lösung dieser Probleme finden Anwender in Actuates Produktsuite. Actuate e.Spreadsheet hilft Unternehmen, geschäftskritische Spreadsheets für Tausende von Nutzern zu definieren, zu designen, zu verteilen und zentral zu verwalten. Auf der einen Seite befriedigt e.Spreadsheet die Wünsche der Endanwender. Zum anderen erfüllt die Anwendung die IT-Anforderungen nach Sicherheit, Genauigkeit und Kontrolle. e.Spreadsheet bietet Unternehmen eine flexible Entwicklungsumgebung, um maßgeschneiderte Spreadsheet-Anwendungen zu gestalten und aufzubauen. Mit seiner Excel nachempfundenen Spreadsheet-Oberfläche und e.Spreadsheet Designer können Excel-Entwickler intuitiv Vorlagen für turnusmäßig verteilte Spreadsheets erstellen. Dabei können sie festlegen, wie Daten, Layouts, Formeln und Funktionen bei der Berichtsgenerierung und -verteilung in die Spreadsheets einfließen. Die IT erhält damit bessere Management- und Kontrollmöglichkeiten, wodurch sich letztlich der Designprozess verbessert. Zudem erhalten Endanwender personalisierte und vollfunktionsfähige Excel-Dokumente mit konsistenten Daten, wodurch sich ihre Produktivität erhöht.
Darüber hinaus enthält Actuate e.Spreadsheet die Sicherheitsfunktion SmartSheet Security. Mit diesem optionalen Feature können personalisierte Spreadsheets für Tausende individueller Nutzer aus einem einzigen Spreadsheet-Blueprint generiert und sicher verteilt werden. Endanwender benötigen weder zusätzliches Training oder Plug-Ins noch müssen sie ihre Arbeitsgewohnheiten verändern. Stattdessen erhalten sie akkurate und funktionierende Spreadsheets, die automatisiert mit den richtigen Daten befüllt werden.
„Unsere Untersuchung zeigt, dass viele Unternehmen nicht die wirklichen Kosten von Spreadsheet-Risiken und –Fehlern erkennen“, sagt Robert Kugel, Senior Vice President und Research Director von Ventana Research. „Tabellenkalkulations-Anwendungen sind die richtigen Tools für fast alle Anforderungen, besonders für die Erstellung und die Verteilung sich wiederholender Berichte. Unternehmen, die Spreadsheets regelmäßig dafür nutzen, sollten sich nach einer automatisierten Lösung umsehen. Dies wäre beispielsweise eine Software für die Erstellung von Excel-Berichten, die fehlerhafte und inkonsistente Daten von vornherein vermeidet und Workbooks schneller ausgibt. Unternehmen werden merken, dass sie auf dieser Grundlage in den meisten Fällen effizienter und wirtschaftlicher arbeiten können.“
Eine Kopie des Ventana-Benchmark-Reports erhalten Sie bei Nate Quesada unter Nate.Quesada@ventanaresearch.com. Die Executive Summary des Reports finden Sie unter www.ventanaresearch.com/ss21/.
