Rechnungen auf elektronischem Wege zu versenden ist bereits seit einigen Jahren gängige Praxis. Nur wenige Unternehmen haben diese Möglichkeit bis jetzt genutzt. Wichtig für die Unternehmen zu wissen ist, dass die Finanzämter nur Rechnungen zum Vorsteuerabzug akzeptieren, die mit elektronischer Signatur versendet wurden. Einzige Voraussetzung, die auf Lieferantenseite für den Rechnungsversand per E-Mail geschaffen werden muss, ist die Anwendung der elektronischen Signatur. Für viele ein Missverständnis: unter der elektronischen Signatur verstehen viele eine eingescannte Unterschrift. Vielmehr handelt es sich jedoch um ein mathematisch-kryptisches Verfahren, mit dem der Urheber bzw. Absender einer Nachricht geprüft und eindeutig zugeordnet werden kann. Um diese Zuordnung zu gewährleisten, werden sog. Schlüssel vergeben, in denen die Signaturdaten enthalten sind. Mit diesen Schlüsseln ist es außerdem möglich, gefälschte Signaturen zu erkennen.
Alternativ kann das EDI-Verfahren angewendet werden. Dies erfordert eine beiderseitige Vereinbarung über den elektronischen Datenaustausch.
Eine durchdachte Organisation ist das A &O
Man stelle sich vor, es kommen täglich 300 Rechnungen auf dem klassischen Postweg in der gelben Postkiste oder gar Leinensack an. Das Öffnen der Briefe, die Kontrolle der Anlagen, die Pflege des Posteingangsbuches, das Stempeln, scannen und im Verteilersystem den Mitarbeitern zuzuordnen ist viel Arbeit für mindestens einen Mitarbeiter in der Poststelle. Stellen Sie sich nun vor, es kommen täglich 300 Rechnungen in Form von E-Mails. Was im ersten Moment abschreckt, ist letztlich eine enorme Arbeits- und Ressourcenerleichterung für Kunde und Lieferant!
Damit von Beginn an die Arbeitsabläufe durchdacht und sinnvoll angewendet werden, stellen wir eine Checkliste mit den wichtigsten Grundlagen für die Anwendung und Nutzung der E-Mail-Rechnungen zur Verfügung.
1.Legen Sie eine E-Mail-Adresse eigens für Eingangsrechnungen an und teilen Sie diese Ihrem Lieferantenstamm (idealerweise per Serienrundmail) mit.
2. Eingangsrechnungen, die per Mail eintreffen, werden nicht ausgedruckt! Das schont die Arbeitszeit und den Papierverbrauch sowie die Archivordner gleichermaßen.
3. Nutzen Sie eine TÜV-zertifizierte elektronische Archivierung, und archivieren Sie die Eingangsrechnungen in der EDV. Das hat den Vorteil, dass die Rechnungen von jedem Mitarbeiter direkt vom Arbeitsplatz aus eingesehen werden können. Jede Version der Bearbeitungshistorie ist dokumentiert und nachvollziehbar. Alle Dokumente wie Bestellungen und Auftragsbestätigungen werden zugeordnet und angehangen.
4.Kommunizieren und informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig zum Projekt elektronische Archivierung. So kommen Vorbehalte gar nicht erst auf, und niemand muss befürchten aufgrund von neuer Software wegrationalisiert zu werden. Das freiliegende Potenzial kann gewinnbringend in Servicemaßnahmen und dem Produktvertrieb investiert werden. Davon profitieren alle – das Unternehmen und seine Mitarbeiter!
Anwendungsbeispiel für Unternehmen der Rohstoffveredelung
Die Branchensoftware WDV2010 ist eine von derzeit zwei elektronischen Archivsystemen in Deutschland, die TÜV-zertifiziert sind. Was für Branchenanwendungen eher untypisch ist, ist für das Systemhaus PRAXIS Software AG eine Selbstverständlichkeit. Anwender der WDV können sich glücklich schätzen, mit moderner und professioneller Software zu arbeiten, und revisionssicher im Rechnungswesen zu bestehen. Die WDV bringt bereits seit den letzten Versionen alle Voraussetzungen mit, um den elektronischen Rechnungsversand zu realisieren. Der elektronische Rechnungsversand der WDV ermöglicht es, gedruckte Rechnungen automatisch als PDF/A-Dokument an eine in den Stammdaten festgelegte E-Mail-Adresse zu senden. Dies ist sowohl für Einzelrechnungen als auch für Sammelrechnungen im Stapeldruck möglich. Diese Rechnungen bzw. PDF/A-Dokumente werden vom Empfänger in das hauseigene Archivsystem übernommen und können hier weiterverarbeitet werden. Mit der Möglichkeit des elektronischen Rechnungsversandes aus der WDV und der Archivierung ergeben sich enorme Einsparpotenziale bei Papier, Lagerfläche und Personalaufwand. Wer sich die WDV und die Möglichkeiten der Archivierung bzw. des elektronischen Rechnungsversandes genauer anschauen möchte, kann sich zur steinexpo im Pavillon 2 am Stand 218+219 mit dem PRAXIS-Team unterhalten.
Alternativ kann das EDI-Verfahren angewendet werden. Dies erfordert eine beiderseitige Vereinbarung über den elektronischen Datenaustausch.
Eine durchdachte Organisation ist das A &O
Man stelle sich vor, es kommen täglich 300 Rechnungen auf dem klassischen Postweg in der gelben Postkiste oder gar Leinensack an. Das Öffnen der Briefe, die Kontrolle der Anlagen, die Pflege des Posteingangsbuches, das Stempeln, scannen und im Verteilersystem den Mitarbeitern zuzuordnen ist viel Arbeit für mindestens einen Mitarbeiter in der Poststelle. Stellen Sie sich nun vor, es kommen täglich 300 Rechnungen in Form von E-Mails. Was im ersten Moment abschreckt, ist letztlich eine enorme Arbeits- und Ressourcenerleichterung für Kunde und Lieferant!
Damit von Beginn an die Arbeitsabläufe durchdacht und sinnvoll angewendet werden, stellen wir eine Checkliste mit den wichtigsten Grundlagen für die Anwendung und Nutzung der E-Mail-Rechnungen zur Verfügung.
1.Legen Sie eine E-Mail-Adresse eigens für Eingangsrechnungen an und teilen Sie diese Ihrem Lieferantenstamm (idealerweise per Serienrundmail) mit.
2. Eingangsrechnungen, die per Mail eintreffen, werden nicht ausgedruckt! Das schont die Arbeitszeit und den Papierverbrauch sowie die Archivordner gleichermaßen.
3. Nutzen Sie eine TÜV-zertifizierte elektronische Archivierung, und archivieren Sie die Eingangsrechnungen in der EDV. Das hat den Vorteil, dass die Rechnungen von jedem Mitarbeiter direkt vom Arbeitsplatz aus eingesehen werden können. Jede Version der Bearbeitungshistorie ist dokumentiert und nachvollziehbar. Alle Dokumente wie Bestellungen und Auftragsbestätigungen werden zugeordnet und angehangen.
4.Kommunizieren und informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig zum Projekt elektronische Archivierung. So kommen Vorbehalte gar nicht erst auf, und niemand muss befürchten aufgrund von neuer Software wegrationalisiert zu werden. Das freiliegende Potenzial kann gewinnbringend in Servicemaßnahmen und dem Produktvertrieb investiert werden. Davon profitieren alle – das Unternehmen und seine Mitarbeiter!
Anwendungsbeispiel für Unternehmen der Rohstoffveredelung
Die Branchensoftware WDV2010 ist eine von derzeit zwei elektronischen Archivsystemen in Deutschland, die TÜV-zertifiziert sind. Was für Branchenanwendungen eher untypisch ist, ist für das Systemhaus PRAXIS Software AG eine Selbstverständlichkeit. Anwender der WDV können sich glücklich schätzen, mit moderner und professioneller Software zu arbeiten, und revisionssicher im Rechnungswesen zu bestehen. Die WDV bringt bereits seit den letzten Versionen alle Voraussetzungen mit, um den elektronischen Rechnungsversand zu realisieren. Der elektronische Rechnungsversand der WDV ermöglicht es, gedruckte Rechnungen automatisch als PDF/A-Dokument an eine in den Stammdaten festgelegte E-Mail-Adresse zu senden. Dies ist sowohl für Einzelrechnungen als auch für Sammelrechnungen im Stapeldruck möglich. Diese Rechnungen bzw. PDF/A-Dokumente werden vom Empfänger in das hauseigene Archivsystem übernommen und können hier weiterverarbeitet werden. Mit der Möglichkeit des elektronischen Rechnungsversandes aus der WDV und der Archivierung ergeben sich enorme Einsparpotenziale bei Papier, Lagerfläche und Personalaufwand. Wer sich die WDV und die Möglichkeiten der Archivierung bzw. des elektronischen Rechnungsversandes genauer anschauen möchte, kann sich zur steinexpo im Pavillon 2 am Stand 218+219 mit dem PRAXIS-Team unterhalten.
