Die Installation von EZ-OUT lässt sich vom Nutzer selbst ausführen. EZ-OUT installiert sich als ein weiterer Druckertreiber. Die fertige Rechnung wird bei der Auswahl von EZ-OUT im Drucken-Menü an das E-Mail-Programm weitergeleitet. Die Vorteile der Rechnungsstellung via E-Mail liegen auf der Hand: Es geht sekundenschnell und gleichzeitig beschränken sich die Kosten auf ein Minimum. Außerdem erhält man von seinem Kunden eine Empfangsbestätigung, sobald diese eintrifft und verarbeitet wird. Während bei jedem Brief Aufwendungen für Papier, Druck, Konfektionierung und Porto entstehen, gehen bei der einzelnen E-Mail die Kosten gegen null. Gleichzeitig bedeuten digitale Rechnungen weniger Aufwand für den Empfänger, der die Rechnung in die Automatik seines INVOICES-Systems integrieren kann. Wesentlicher Vorteil hierbei: Die Rechnung muss nun auch nicht mehr ausgedruckt werden, sondern wird nach Prüfung sofort gebucht und digital weiter verarbeitet.
Die gesetzliche Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung besteht bereits seit gut eineinhalb Jahren: Seit dem 1. Januar 2002 werden digitalisierte Rechnungen umsatzsteuerlich anerkannt, wenn sie mit einer elektronischen Signatur versehen sind (§ 14 Abs. 4 UstG). ReadSoft hat bei der Architektur der neuen Software auch diesen Punkt beachtet. EZ-OUT berücksichtigt EU-Verfahren und macht die elektronische Rechnung somit rechtskräftig.
"Mit EZ-OUT bieten wir eine logische und sinnvolle Ergänzung oder Alternative zum EDI-Verfahren. Viele Unternehmen sind an einer smarten und mit wenig Aufwand verbundenen Lösung interessiert", informiert Bruno Pohl. "Bisher wurden die Rechnungen digital erstellt, dann ausgedruckt, per Post verschickt, beim Empfänger geöffnet und wieder digitalisiert. EZ-OUT schickt die Rechnung sofort digital zum Empfänger und spart damit viele unnötige Arbeitsschritte."