Die für End-to-End-Kundenbeziehungen entwickelten ReadSoft-Produkte erkennen und bearbeiten bei elektronisch eintreffenden Rechnungen die Signatur. Die Rechnungen treffen im E-Mail-Eingang des Empfängers ein und bestehen aus mehreren Komponenten: Dem jeweiligen Rechnungsimage, einem Datenstrom sowie auch der durch das Trustcenter geprüften Signatur. Zusätzlich erhält der Empfänger den Prüfbericht, dass die Signatur gültig ist. ReadSoft DOCUMENTS for Invoices übergibt Prüfbericht, Signatur und Image zuverlässig an das ERP-System (zum Beispiel SAP) zur Buchung sowie an ein elektronisches Archiv zur revisionssicheren Speicherung.
„Wichtig ist, dass in jeder Stufe des Prozesses sichergestellt wird, dass die Signatur an einer elektronischen Rechnung Gültigkeit hat. Dies muss auch im Falle einer Steuerprüfung rückwirkend nachvollziehbar sein“, erläutert ReadSoft-Geschäftsführer Bruno Pohl die Herausforderung für die Unternehmen. Durch die gesetzlichen Vorgaben einerseits und den Trend zum Electronic Billing andererseits wird die elektronische Signatur künftig eine viel größere Rolle spielen als bislang. Im Vergleich zur herkömmlichen Rechnungsstellung inklusive des Postversands entstehen beim E-Mail-basierten Rechnungsaustausch nur geringe Kosten bei der Erstellung einer Rechnung. Noch höhere Ersparnisse hat der Empfänger der Rechnung, da er das Papier nicht erst auspacken, scannen und in ein elektronisches Format umwandeln muss. Die elektronische Rechnung lässt sich sofort nach Eingang weiterarbeiten und durchläuft ein Buchungssystem im Idealfall inklusive automatischen Abgleich mit dem ERP-System ohne separate Bearbeitung bis zur Buchung.