Die ReadSoft GmbH, Neu Isenburg, hat vor kurzem die Rechnungsverarbeitungslösung ReadSoft DOCUMENTS for Invoices bei Siemens Industrial Solutions and Services (I&S) implementiert. Die Software läuft in Erlangen auf 25 Arbeitsplätzen, von denen je nach Arbeitsaufkommen bis zu neun gleichzeitig aktiv sein können. Der Bereich I&S bei Siemens verarbeitet jährlich 300.000 Rechnungen, die in Papierform eingehen. Das Projektteam hatte sich in einem umfangreichen Auswahlprozess für ein Gesamtpaket entschieden, das neben dem Produkt von ReadSoft auch die ergänzenden Komponenten Ebydos Invoice Cockpit und Ebydos Web Cycle der Ebydos AG, dem strategischen Partner von ReadSoft für die SAP-Integration, enthält. Zu den Kriterien für die neue Lösung zählten eine Freiformerkennung, selbstlernende Funktionalitäten sowie eine effiziente Voll-Integration in SAP. Im Prozess werden die Daten nun aus den Belegen extrahiert und interpretiert. Danach wird der gesamte Buchungsprozess mit hoher Intelligenz und zusätzlichen Technologien hochgradig automatisiert. So können die Buchhalter die Dokumente von ihrer gewohnten Systemumgebung aus aufrufen und werden von redundanten Routinearbeiten entlastet. Das Workflow-Modul Ebydos Web Cycle beschleunigt und automatisiert Freigabeprozesse innerhalb und außerhalb von SAP R/3. Damit haben die Sachbearbeiter vom Rechnungseingang bis zum Archiv jederzeit eine vollständige Transparenz über den Status des Buchungsprozesses. ReadSoft und Ebydos hatten sich mit ihrer Gesamtlösung zur Rechnungsverarbeitung gegen neun Konkurrenten durchgesetzt.
Siemens I&S hat die Einführung der Lösung zur Rechnungsverarbeitung dazu genutzt, die eigenen Prozesse zu optimieren. Seit Ende 2004 ist der komplette Prozess der Rechnungsverarbeitung in Erlangen zentralisiert. So konnten die einzelnen Arbeitsschritte effizienter gestaltet und insgesamt ein höherer Automatisierungsgrad erreicht werden. Im Prozess wird sogar ein Teil der konsistenten Belege bereits automatisiert durchgebucht, ohne dass ein Buchhalter diese noch einmal prüfen oder auch abschließend freigeben muss. Dies ist bei Rechnungen möglich, in denen ein Bestellbezug vermerkt ist, weil diese sich mit den Bestelldaten im SAP-System abgleichen lassen. Mit diesen Erfolgen des Projekts ist Uwe Fischer, Leiter der Lieferantenbuchhaltung bei Siemens I&S, sehr zufrieden: „Die Projektverantwortlichen von ReadSoft und Ebydos hatten sehr realistische Vorstellungen von dem, was möglich ist. Eine bereichsweite Prozessoptimierung ist keineswegs trivial. Wir können die Ergebnisse in den nächsten Monaten sukzessive optimieren und das System ausbauen. Insgesamt gehen wir davon aus, dass sich unsere Investitionen in etwa einem Jahr amortisiert haben.“
In einem nächsten Projektschritt will Siemens einzelne Rechnungspositionen auslesen. Damit wird der Automatisierungsgrad der Lösung durch detailliertere Abgleichmöglichkeiten noch weiter erhöht. Außerdem soll in Kürze auch ein Ebydos EDI-Cockpit installiert werden. Die Nachbearbeitung von elektronisch über den EDIFACT-Standard übermittelten Rechnungen ist dann ebenfalls komfortabel möglich. Der Vorteil: Die Oberfläche der Software ist für die Buchhalter intuitiv und komfortabel bedienbar und kann als einheitliche Plattform für alle Vorgänge rund um die Eingangsrechnung genutzt werden.
Über die Ebydos AG:
Die Ebydos AG mit Sitz in Frankfurt am Main bietet seit vier Jahren erfolgreich Softwarelösungen und IT-Dienstleistungen an. Die drei Geschäftsfelder der Ebydos AG sind SAP-Lösungen, SAP-Entwicklung und -Consulting sowie Individuallösungen und IT-Dienstleistungen. Besonderes Markenzeichen des Unternehmens ist die ausgewiesene SAP-Entwicklungs- und Beratungskompetenz, die auf der langjährigen Erfahrung der Entwickler im SAP-Umfeld beruht. Die Qualität von Software und Dienstleistung drückt sich in langjährigen Kundenbeziehungen aus.
Über Siemens Industrial Solutions and Services (I&S):
Der Siemens-Bereich Industrial Solutions and Services (I&S) bietet innovative Lösungen und Dienstleistungen zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen der Prozess- und Fertigungsindustrie sowie der Infrastruktur. Das Angebot umfasst den gesamten Lebenszyklus von Industrie- und Infrastrukturanlagen, von der Planung und der Errichtung über den Betrieb und die Integration von MES-Lösungen bis zur Instandhaltung und Modernisierung. Bei einem Umsatz von über vier Milliarden Euro beschäftigte I&S im Geschäftsjahr 2003 (30. September) weltweit 25.000 Mitarbeiter.
Siemens I&S hat die Einführung der Lösung zur Rechnungsverarbeitung dazu genutzt, die eigenen Prozesse zu optimieren. Seit Ende 2004 ist der komplette Prozess der Rechnungsverarbeitung in Erlangen zentralisiert. So konnten die einzelnen Arbeitsschritte effizienter gestaltet und insgesamt ein höherer Automatisierungsgrad erreicht werden. Im Prozess wird sogar ein Teil der konsistenten Belege bereits automatisiert durchgebucht, ohne dass ein Buchhalter diese noch einmal prüfen oder auch abschließend freigeben muss. Dies ist bei Rechnungen möglich, in denen ein Bestellbezug vermerkt ist, weil diese sich mit den Bestelldaten im SAP-System abgleichen lassen. Mit diesen Erfolgen des Projekts ist Uwe Fischer, Leiter der Lieferantenbuchhaltung bei Siemens I&S, sehr zufrieden: „Die Projektverantwortlichen von ReadSoft und Ebydos hatten sehr realistische Vorstellungen von dem, was möglich ist. Eine bereichsweite Prozessoptimierung ist keineswegs trivial. Wir können die Ergebnisse in den nächsten Monaten sukzessive optimieren und das System ausbauen. Insgesamt gehen wir davon aus, dass sich unsere Investitionen in etwa einem Jahr amortisiert haben.“
In einem nächsten Projektschritt will Siemens einzelne Rechnungspositionen auslesen. Damit wird der Automatisierungsgrad der Lösung durch detailliertere Abgleichmöglichkeiten noch weiter erhöht. Außerdem soll in Kürze auch ein Ebydos EDI-Cockpit installiert werden. Die Nachbearbeitung von elektronisch über den EDIFACT-Standard übermittelten Rechnungen ist dann ebenfalls komfortabel möglich. Der Vorteil: Die Oberfläche der Software ist für die Buchhalter intuitiv und komfortabel bedienbar und kann als einheitliche Plattform für alle Vorgänge rund um die Eingangsrechnung genutzt werden.
Über die Ebydos AG:
Die Ebydos AG mit Sitz in Frankfurt am Main bietet seit vier Jahren erfolgreich Softwarelösungen und IT-Dienstleistungen an. Die drei Geschäftsfelder der Ebydos AG sind SAP-Lösungen, SAP-Entwicklung und -Consulting sowie Individuallösungen und IT-Dienstleistungen. Besonderes Markenzeichen des Unternehmens ist die ausgewiesene SAP-Entwicklungs- und Beratungskompetenz, die auf der langjährigen Erfahrung der Entwickler im SAP-Umfeld beruht. Die Qualität von Software und Dienstleistung drückt sich in langjährigen Kundenbeziehungen aus.
Über Siemens Industrial Solutions and Services (I&S):
Der Siemens-Bereich Industrial Solutions and Services (I&S) bietet innovative Lösungen und Dienstleistungen zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen der Prozess- und Fertigungsindustrie sowie der Infrastruktur. Das Angebot umfasst den gesamten Lebenszyklus von Industrie- und Infrastrukturanlagen, von der Planung und der Errichtung über den Betrieb und die Integration von MES-Lösungen bis zur Instandhaltung und Modernisierung. Bei einem Umsatz von über vier Milliarden Euro beschäftigte I&S im Geschäftsjahr 2003 (30. September) weltweit 25.000 Mitarbeiter.
