Die s+p Software und Consulting AG, Spezialist für Personalsoftware mit über 8.000 Kunden in Deutschland, präsentiert vom 25.-26.03.2009 auf der Messe "Personal 2009" in München (Halle 1, Stand E12) ihre neue Software für professionelles Reisekosten- und Spesenmanagement. Das bestehende Reisekostenmodul wurde hierfür umfassend überarbeitet und stellt nun als "s+p Reisemanagement" zahlreiche neue Funktionalitäten bereit. So erhalten die Personalverantwortlichen professionelle Werkzeuge an die Hand, um die Unternehmensausgaben für Dienstreisen und Übernachtungen durch genaue Planung, Steuerung und Controlling transparent zu halten und gleichzeitig die zahlreichen Herausforderungen im Reisekostenrecht zu meistern. Neben der Reiseplanung sowie Abrechnung und Administration von Dienstreisen integriert das neue Programm Funktionen zur Überwachung und Kontrolle von Firmenrichtlinien sowie ein workflowbasiertes, mehrstufiges Genehmigungsverfahren. Insbesondere mit der Anbindung an das s+p Mitarbeiter Portal wird so ein zeitsparender Antrags- und Genehmigungsprozess unterstützt, in den die Dienstreisenden per Intra- oder Internet einbezogen werden und damit der Sachbearbeiter entlastet wird. Im Manager-Service können Vorgesetzte jederzeit online Auswertungen und Analysen zu den Reisekosten in ihrem Bereich generieren und umfassende Controlling-Möglichkeiten nutzen.
Verstricktes Reisekostenrecht und verschärfte Richtlinien
Im Oktober 2008 hat der Bundestag die Regierung aufgefordert, bürokratische Hemmnisse bei den Nachweis- und Buchführungspflichten von Geschäftsreisen abzubauen. Doch auch mit Beginn des Jahres 2009 wird es neben alten auch wieder neue Stolpersteine geben, wie z.B. die 46-Tage-Regel oder die 3-Monatsfrist.
Matthias Schneider, Vorstandsvorsitzender der s+p AG, erklärt hierzu: "Das immer komplizierter werdende Reisekostenrecht macht den Unternehmen die Umsetzung eines gesetzeskonformen und revisionssicheren Reisemanagements extrem schwer. Dabei sind Reisekosten häufig ein erheblicher Kostenfaktor in den Unternehmen. Nicht zuletzt aufgrund der aktuellen Wirtschaftskrise sind die Betriebe gezwungen, gerade in diesem Bereich ihre Kosten zu optimieren. Mit vereinfachten Regelungen und mehr Transparenz im Spesendschungel könnte die Regierung die Unternehmen enorm entlasten", so Schneider.
Zunehmender Kostendruck: Unternehmen verschärfen Reiserichtlinien
Eine europaweite Studie des IT-Beratungs- und -Dienstleistungsunternehmen CSC Ploenzke im Auftrag des Reisedienstleisters AirPlus belegt: Vor allem der vorherrschende Kostendruck führt zur Überarbeitung firmeninterner Richtlinien, um Kosten einzusparen. Im Jahr 2008 hätten bereits 60 Prozent der Firmen ihre Reiserichtlinien im Vergleich zum Vorjahr verschärft. Dazu gehörten zum Beispiel die Festsetzung von Ausgabegrenzen, ein erweitertes Controlling, die Einführung von Firmenkreditkarten zur bargeldlosen Abwicklung, die Digitalisierung von Belegen oder der Einkauf bei bevorzugten Partnern, um Vorzugskonditionen und mehr Transparenz über die Ausgaben zu erhalten. Die Studie zeigt zudem, dass Unternehmen mit besonders strengen Regeln hinsichtlich der Reisetätigkeiten durchschnittlich mehr als 40 Prozent ihrer indirekten Reisekosten (Prozess- und Verwaltungskosten) sparen konnten. Jedoch kontrollieren nur etwa ein Fünftel der Betriebe ihre Reisekostenverwaltung mit einer entsprechenden Software. "Dabei", so s+p Vorstand Schneider, "helfen gerade geeignete Analysetools, Kostentreiber zu identifizieren und Einsparpotenziale zu realisieren. Zusätzlich vermindern sie den personellen Aufwand im Gegensatz zur händischen Buchung und Überwachung erheblich."
Vereinfachte Genehmigungsprozesse und verbessertes Controlling
Über den integrierten Assistenten des "s+p Reisemanagements" erhalten Anwender nun ein komfortables Hilfsmittel an die Hand, um etwa ihre firmeneigenen Reise-Richtlinien hinterlegen und bearbeiten zu können. Die Einhaltung der Vorgaben wird dann sowohl bei der Erfassung von Reisen und Reiseanträgen als auch bei der Abrechnung geprüft. Genehmigungsschritte können so konfiguriert werden, dass bei einer Erhöhung der Kosten über einen bestimmten Wert hinaus entsprechende Stellen im Unternehmen automatisch informiert werden.
Das neue "s+p Reisemanagement" bietet zudem verschiedene Controlling-Funktionalitäten an. So können beispielsweise über Dash-Boards und Drill-Funktionen Reisen bis auf Belegebene analysiert und so Kostenausreißer leicht erkannt werden. Eine intelligente Lösung in diesem Zusammenhang ist auch die Reisen übergreifende Analyse der Reisedauer. Dadurch lassen sich z.B. Überschreitungen von Verpflegungsmehraufwendungsgrenzen erkennen und Mitarbeiter identifizieren, die diese Grenzen häufig nur geringfügig überschreiten.
Moderne Technologieplattform erleichtert Integration in IT-Systeme
Das neue "s+p Reisemanagement" wurde auf Basis der modernen .Net-Technologie von Microsoft entwickelt. Damit bietet das System eine innovative Technologieplattform, die aufgrund ihrer Offenheit und Flexibilität allen Anforderungen an ein modernes IT-System entspricht.
Das "s+p Reisemanagement" ist komplett in die s+p Personalwirtschaft integriert, so dass es innerhalb dieses HR-Systems mit Personalabrechnung, Personalmanagement und Zeitwirtschaft eingesetzt werden kann. Alle Systeme greifen dabei auf eine gemeinsame Datenbank zu, so dass die Datenbasis aller Anwendungen jederzeit einheitlich ist. Beispielsweise ist es dadurch möglich, dass Reisedaten als Fehlzeiten hinterlegt werden und somit im Fehlzeitenmodul bei der Urlaubsplanung und für Mindestbesetzungen berücksichtigt werden können.
Das "s+p Reisemanagement" kann ebenso als selbständige Lösung mit anderen HR-Systemen genutzt werden. Eine Integration mit anderen ERP-Softwaresystemen der Anwender ermöglicht das s+p SDAM (Standarddatenaustauschmodul).
Verstricktes Reisekostenrecht und verschärfte Richtlinien
Im Oktober 2008 hat der Bundestag die Regierung aufgefordert, bürokratische Hemmnisse bei den Nachweis- und Buchführungspflichten von Geschäftsreisen abzubauen. Doch auch mit Beginn des Jahres 2009 wird es neben alten auch wieder neue Stolpersteine geben, wie z.B. die 46-Tage-Regel oder die 3-Monatsfrist.
Matthias Schneider, Vorstandsvorsitzender der s+p AG, erklärt hierzu: "Das immer komplizierter werdende Reisekostenrecht macht den Unternehmen die Umsetzung eines gesetzeskonformen und revisionssicheren Reisemanagements extrem schwer. Dabei sind Reisekosten häufig ein erheblicher Kostenfaktor in den Unternehmen. Nicht zuletzt aufgrund der aktuellen Wirtschaftskrise sind die Betriebe gezwungen, gerade in diesem Bereich ihre Kosten zu optimieren. Mit vereinfachten Regelungen und mehr Transparenz im Spesendschungel könnte die Regierung die Unternehmen enorm entlasten", so Schneider.
Zunehmender Kostendruck: Unternehmen verschärfen Reiserichtlinien
Eine europaweite Studie des IT-Beratungs- und -Dienstleistungsunternehmen CSC Ploenzke im Auftrag des Reisedienstleisters AirPlus belegt: Vor allem der vorherrschende Kostendruck führt zur Überarbeitung firmeninterner Richtlinien, um Kosten einzusparen. Im Jahr 2008 hätten bereits 60 Prozent der Firmen ihre Reiserichtlinien im Vergleich zum Vorjahr verschärft. Dazu gehörten zum Beispiel die Festsetzung von Ausgabegrenzen, ein erweitertes Controlling, die Einführung von Firmenkreditkarten zur bargeldlosen Abwicklung, die Digitalisierung von Belegen oder der Einkauf bei bevorzugten Partnern, um Vorzugskonditionen und mehr Transparenz über die Ausgaben zu erhalten. Die Studie zeigt zudem, dass Unternehmen mit besonders strengen Regeln hinsichtlich der Reisetätigkeiten durchschnittlich mehr als 40 Prozent ihrer indirekten Reisekosten (Prozess- und Verwaltungskosten) sparen konnten. Jedoch kontrollieren nur etwa ein Fünftel der Betriebe ihre Reisekostenverwaltung mit einer entsprechenden Software. "Dabei", so s+p Vorstand Schneider, "helfen gerade geeignete Analysetools, Kostentreiber zu identifizieren und Einsparpotenziale zu realisieren. Zusätzlich vermindern sie den personellen Aufwand im Gegensatz zur händischen Buchung und Überwachung erheblich."
Vereinfachte Genehmigungsprozesse und verbessertes Controlling
Über den integrierten Assistenten des "s+p Reisemanagements" erhalten Anwender nun ein komfortables Hilfsmittel an die Hand, um etwa ihre firmeneigenen Reise-Richtlinien hinterlegen und bearbeiten zu können. Die Einhaltung der Vorgaben wird dann sowohl bei der Erfassung von Reisen und Reiseanträgen als auch bei der Abrechnung geprüft. Genehmigungsschritte können so konfiguriert werden, dass bei einer Erhöhung der Kosten über einen bestimmten Wert hinaus entsprechende Stellen im Unternehmen automatisch informiert werden.
Das neue "s+p Reisemanagement" bietet zudem verschiedene Controlling-Funktionalitäten an. So können beispielsweise über Dash-Boards und Drill-Funktionen Reisen bis auf Belegebene analysiert und so Kostenausreißer leicht erkannt werden. Eine intelligente Lösung in diesem Zusammenhang ist auch die Reisen übergreifende Analyse der Reisedauer. Dadurch lassen sich z.B. Überschreitungen von Verpflegungsmehraufwendungsgrenzen erkennen und Mitarbeiter identifizieren, die diese Grenzen häufig nur geringfügig überschreiten.
Moderne Technologieplattform erleichtert Integration in IT-Systeme
Das neue "s+p Reisemanagement" wurde auf Basis der modernen .Net-Technologie von Microsoft entwickelt. Damit bietet das System eine innovative Technologieplattform, die aufgrund ihrer Offenheit und Flexibilität allen Anforderungen an ein modernes IT-System entspricht.
Das "s+p Reisemanagement" ist komplett in die s+p Personalwirtschaft integriert, so dass es innerhalb dieses HR-Systems mit Personalabrechnung, Personalmanagement und Zeitwirtschaft eingesetzt werden kann. Alle Systeme greifen dabei auf eine gemeinsame Datenbank zu, so dass die Datenbasis aller Anwendungen jederzeit einheitlich ist. Beispielsweise ist es dadurch möglich, dass Reisedaten als Fehlzeiten hinterlegt werden und somit im Fehlzeitenmodul bei der Urlaubsplanung und für Mindestbesetzungen berücksichtigt werden können.
Das "s+p Reisemanagement" kann ebenso als selbständige Lösung mit anderen HR-Systemen genutzt werden. Eine Integration mit anderen ERP-Softwaresystemen der Anwender ermöglicht das s+p SDAM (Standarddatenaustauschmodul).
