Einen Großauftrag hat das Scanpoint-Franchise-Netz der Mikromatic GmbH von der HALLESCHE Krankenversicherung erhalten: Gleich sechs Scanpoint-Standorte digitalisieren für den namhaften Privaten Krankenversicherer ca. 360.000 Akten. Diese sind über die sieben Service-Center der HALLESCHE in ganz Deutschland sowie der Direktion in Stuttgart verteilt. Der jeweils nächstgelegene Scanpoint holt die Akten ab und reicht sie nach der Digitalisierung kompakt auf selbsttragenden CDs per Kurier wieder zurück. Das ganze Projekt soll innerhalb von circa zehn Monaten abgewickelt sein.
Scanpoints sind selbstständige Unternehmen, die ihre Kunden dabei unterstützen, vorhandene Papierberge in digitale Daten zu verwandeln. Dafür scannen sie Dokumente jeglicher Art – auch großformatige Zeichnungen – ein und stellen diese dann digital – also in Form von elektronischen Dateien – auf CD, DVD oder Mikrofilm zur Verfügung. So auch seit kurzem für die HALLESCHE. Der Versicherer stellt derzeit von seiner bisherigen klassischen, papiergestützten Bearbeitung auf eine digitale Sachbearbeitung, direkt vom Posteingang ab, um. Zentraler Posteingang wird die Direktion Stuttgart sein, die die Weiterverteilung an die zuständigen Service-Center sowie innerhalb der Direktion via VPN (Virtual Private Network) veranlasst. Davon gibt es sieben, nämlich in München, Hamburg, Düsseldorf, Berlin, Frankfurt, Stuttgart und Mannheim. Die verteilten Standorte waren auch ein Grund, weshalb sich die HALLESCHE für Scanpoint entschieden hat:
„Die Scanpoints sind flächendeckend in Deutschland vertreten, so dass wir für jedes unserer Servicezentren auch einen passenden Scanpoint in der Nähe haben“, erklärt Kerstin Thanner von der HALLESCHE, verantwortlich für die Umsetzung des Teilprojekts Aktenscan, die Entscheidung für den IT-Dienstleister; „Wichtig war uns auch, dass wir durch das Franchise-Konzept standortunabhängig einen gleichbleibenden Qualitätsstandard haben.“
So übernehmen die Scanpoint -Standorte Itzehoe, Steinkirchen, Berlin, Stuttgart, Düsseldorf und Wiesbaden jetzt die Digitalisierung der Versicherungsakten. Dabei handelt es sich um aktive Vertragsunterlagen aus dem Bereich der privaten Krankenversicherung.
Full-Service-Dienstleistung
Die Versicherungsakten werden von den hauseigenen Kurierdiensten der Scanpoints beim jeweiligen Service-Center der HALLESCHE Versicherung abgeholt. Dies geschieht täglich, gleiches gilt für die Abholung und Rückgabe der bereits digitalisierten Dokumente. Die Akten werden mit einem Patchblatt (das einen Barcode mit der Versicherungsnummer und das Datum des ersten Antrages enthält) aufbereitet. Dann werden die Akteninhalte gescannt, auf Qualität und Vollständigkeit geprüft und mit der Elektronischen Signatur des Scanpersonals versehen zur Beglaubigung der Übereinstimmung des Papierdokumentes mit der Elektronischen Kopie. Indiziert wird nach der Versicherungsnummer sowie nach Vorgangstyp (z.B. Anträge, Besondere Bedingungen, sonstige Vertragspost). Der Scanpoint liefert die digitalisierten Akten in dem Dateiformat XML (beschreibt den Inhalt der Mappe) auf einer selbsttragenden CD, inklusive Rückgriffsmaske der HALLESCHE, per Kurierdienst zurück. Die Steuerung des gesamten Projekts geschieht zentral von Stuttgart aus. Ein Höchstmaß an Zuverlässigkeit ist durch eine dreifache Kontrolle gewährleistet: Die Versicherungsakten werden beim Ausdrucken der Patchblätter und beim Aus- und Einpacken der Akten überprüft.
Sind die Akten von einem der Service-Center komplett digitalisiert, erfolgt dort umgehend die Umstellung auf eine komplett digitale Vorgangsbearbeitung, so dass nach Abschluss des Projektes alle ServiceCenter ihr Papierarchiv voraussichtlich nur noch für einen kurzen Zeitraum vorhalten müssen.
Scanpoints sind selbstständige Unternehmen, die ihre Kunden dabei unterstützen, vorhandene Papierberge in digitale Daten zu verwandeln. Dafür scannen sie Dokumente jeglicher Art – auch großformatige Zeichnungen – ein und stellen diese dann digital – also in Form von elektronischen Dateien – auf CD, DVD oder Mikrofilm zur Verfügung. So auch seit kurzem für die HALLESCHE. Der Versicherer stellt derzeit von seiner bisherigen klassischen, papiergestützten Bearbeitung auf eine digitale Sachbearbeitung, direkt vom Posteingang ab, um. Zentraler Posteingang wird die Direktion Stuttgart sein, die die Weiterverteilung an die zuständigen Service-Center sowie innerhalb der Direktion via VPN (Virtual Private Network) veranlasst. Davon gibt es sieben, nämlich in München, Hamburg, Düsseldorf, Berlin, Frankfurt, Stuttgart und Mannheim. Die verteilten Standorte waren auch ein Grund, weshalb sich die HALLESCHE für Scanpoint entschieden hat:
„Die Scanpoints sind flächendeckend in Deutschland vertreten, so dass wir für jedes unserer Servicezentren auch einen passenden Scanpoint in der Nähe haben“, erklärt Kerstin Thanner von der HALLESCHE, verantwortlich für die Umsetzung des Teilprojekts Aktenscan, die Entscheidung für den IT-Dienstleister; „Wichtig war uns auch, dass wir durch das Franchise-Konzept standortunabhängig einen gleichbleibenden Qualitätsstandard haben.“
So übernehmen die Scanpoint -Standorte Itzehoe, Steinkirchen, Berlin, Stuttgart, Düsseldorf und Wiesbaden jetzt die Digitalisierung der Versicherungsakten. Dabei handelt es sich um aktive Vertragsunterlagen aus dem Bereich der privaten Krankenversicherung.
Full-Service-Dienstleistung
Die Versicherungsakten werden von den hauseigenen Kurierdiensten der Scanpoints beim jeweiligen Service-Center der HALLESCHE Versicherung abgeholt. Dies geschieht täglich, gleiches gilt für die Abholung und Rückgabe der bereits digitalisierten Dokumente. Die Akten werden mit einem Patchblatt (das einen Barcode mit der Versicherungsnummer und das Datum des ersten Antrages enthält) aufbereitet. Dann werden die Akteninhalte gescannt, auf Qualität und Vollständigkeit geprüft und mit der Elektronischen Signatur des Scanpersonals versehen zur Beglaubigung der Übereinstimmung des Papierdokumentes mit der Elektronischen Kopie. Indiziert wird nach der Versicherungsnummer sowie nach Vorgangstyp (z.B. Anträge, Besondere Bedingungen, sonstige Vertragspost). Der Scanpoint liefert die digitalisierten Akten in dem Dateiformat XML (beschreibt den Inhalt der Mappe) auf einer selbsttragenden CD, inklusive Rückgriffsmaske der HALLESCHE, per Kurierdienst zurück. Die Steuerung des gesamten Projekts geschieht zentral von Stuttgart aus. Ein Höchstmaß an Zuverlässigkeit ist durch eine dreifache Kontrolle gewährleistet: Die Versicherungsakten werden beim Ausdrucken der Patchblätter und beim Aus- und Einpacken der Akten überprüft.
Sind die Akten von einem der Service-Center komplett digitalisiert, erfolgt dort umgehend die Umstellung auf eine komplett digitale Vorgangsbearbeitung, so dass nach Abschluss des Projektes alle ServiceCenter ihr Papierarchiv voraussichtlich nur noch für einen kurzen Zeitraum vorhalten müssen.
