Die Stadt Bonn hat am 11.11.2006 ihr neues Intranet freigeschaltet. Layout sowie die gesamte technische Umsetzung wurde von der Kölner Dependance des Konstanzer IT-Dienstleisters SEITENBAU durchgeführt. Wie bereits beim städtischen Internetauftritt erfolgte der Aufbau des barrierefreien und personalisierten Systems auf Basis des CMS Imperia.
Mit ihrem neuen Intranet setzt die Stadt Bonn auf umfassende Information und größtmögliche Transparenz in der internen Kommunikation. Durch die Einführung des Systems soll unter anderem die gesamte interne Informations- und Servicequalität erhöht und so insgesamt die Grundlagen für ein effizienteres Arbeiten mit dem Intranet gelegt werden. Dazu werden beispielsweise über eine klar strukturierte, intuitiv verständliche Navigation sowie diverse Suchfunktionalitäten (u.a. Volltextsuche einschl.
Mitarbeitersuche) die Suchzeiten im System deutlich verringert. Über die Personalisierungsfunktionalitäten und einen internen personalisierten Newsletter erfolgt die gezielte und bedarfsorientierte Zustellung von Information. Die barrierefreie Umsetzung des Intranets nach BITV ermöglicht nun auch den seheingeschränkten Mitarbeitern die einfache Informationsrecherche im Intranet.
Um sowohl den technischen wie auch redaktionellen Aufwand möglichst gering zu halten, sollten beim Aufbau des Systems mögliche Synergien zwischen Intranet und dem städtischen Webauftritt genutzt werden. So konnten bei der technischen Umsetzung mit dem CMS Imperia eine Vielzahl von Templates, Skripten und Flexmodulen des Internetauftrittes wiederverwendet werden.
Aufgrund des Lizenzmodells von Imperia war es zudem möglich, das CMS lizenzkostenfrei auch für das Intranet als zweites Zielsystem zu nutzen.
Hier konnten besonders durch die gemeinsame Nutzung von Inhalten, Datenmodellen und Erfassungsmasken aus dem Bereich „Bürgerservice Online (BOS)“ massiv Ressourcen geschont werden. Und auch beim Layout konnte durch die Anlehnung an den städtischen Internetauftritt nicht nur ein harmonisches gemeinsames Erscheinungsbild erreicht, sondern auch Umsetzungskosten eingespart werden. Im Ergebnis verfügt die Stadt Bonn damit nun über eine einheitliche Datenquelle für Internet, Call-Center und Intranet.
Bei der Strukturierung der Inhalte wurden in Anlehnung an das Lebenslagenprinzip thematische Service-Pakete (z.B. „Schwangerschaft & Elternzeit“, „Telearbeit“) gebündelt.
Als weitere unterstützende Services, die den Bediensteten der Stadt im Intranet zur täglichen Arbeit bereitgestellt werden, wurden unter anderem eine Reihe bereits vorhandener Datenbanksysteme, wie beispielsweise das elektronische Telefonbuch (ETB) und das Ratsinformationssystem BoRIS integriert. Dazu bieten nun eine umfassende Formularsammlung, eine Gesetzessammlung, eine Übersicht Verwaltungsvorschriften, die Integration des städtischen Geo-Informationssystems und eines statistischen Informationsdienstes sowie ein Zugang zur KGST Online-Bibliothek, schnellen und zielgerichteten Einblick in alle arbeitsrelevanten Informationsdienste der Stadt. Zur Mitarbeiterkommunikation stehen u.a. ein Schwarzes Brett, ein Mitarbeiterforum sowie eine Mitarbeiterzeitung zur Verfügung.
Neben dem Mitarbeiterservice, den Informations- und Formulardiensten bietet eine weitere Hauptrubrik des neuen Intranets einen vollständigen organisatorischen Überblick über die gesamte Stadtverwaltung. Hier können von den Mitarbeitern alle Ämter, Dezernate und deren „Produkte“ sowie weitere städtische Verwaltungsstellen wie Stadtwerke, Studieninstitut, Beethovenstiftung auf einen Blick eingesehen werden. Eine weitere Hauptrubrik gibt einen umfassenden Überblick über alle Fragen der Organisation am Arbeitsplatz. Das System wird auf einem Windows 2003 Server betrieben, als Datenbank kommt My SQL zum Einsatz. Als personalisiertes Newslettersystem kommt das von SEITENBAU entwickelte NEMO zum Einsatz.
Zusätzlich zur Imperia Mediendatenbank wurde der SEITENBAU-MediaManager zur Integration von Dokumenten aller Art (.doc, PDFs, etc.) in das Intranet implementiert.
Mit ihrem neuen Intranet setzt die Stadt Bonn auf umfassende Information und größtmögliche Transparenz in der internen Kommunikation. Durch die Einführung des Systems soll unter anderem die gesamte interne Informations- und Servicequalität erhöht und so insgesamt die Grundlagen für ein effizienteres Arbeiten mit dem Intranet gelegt werden. Dazu werden beispielsweise über eine klar strukturierte, intuitiv verständliche Navigation sowie diverse Suchfunktionalitäten (u.a. Volltextsuche einschl.
Mitarbeitersuche) die Suchzeiten im System deutlich verringert. Über die Personalisierungsfunktionalitäten und einen internen personalisierten Newsletter erfolgt die gezielte und bedarfsorientierte Zustellung von Information. Die barrierefreie Umsetzung des Intranets nach BITV ermöglicht nun auch den seheingeschränkten Mitarbeitern die einfache Informationsrecherche im Intranet.
Um sowohl den technischen wie auch redaktionellen Aufwand möglichst gering zu halten, sollten beim Aufbau des Systems mögliche Synergien zwischen Intranet und dem städtischen Webauftritt genutzt werden. So konnten bei der technischen Umsetzung mit dem CMS Imperia eine Vielzahl von Templates, Skripten und Flexmodulen des Internetauftrittes wiederverwendet werden.
Aufgrund des Lizenzmodells von Imperia war es zudem möglich, das CMS lizenzkostenfrei auch für das Intranet als zweites Zielsystem zu nutzen.
Hier konnten besonders durch die gemeinsame Nutzung von Inhalten, Datenmodellen und Erfassungsmasken aus dem Bereich „Bürgerservice Online (BOS)“ massiv Ressourcen geschont werden. Und auch beim Layout konnte durch die Anlehnung an den städtischen Internetauftritt nicht nur ein harmonisches gemeinsames Erscheinungsbild erreicht, sondern auch Umsetzungskosten eingespart werden. Im Ergebnis verfügt die Stadt Bonn damit nun über eine einheitliche Datenquelle für Internet, Call-Center und Intranet.
Bei der Strukturierung der Inhalte wurden in Anlehnung an das Lebenslagenprinzip thematische Service-Pakete (z.B. „Schwangerschaft & Elternzeit“, „Telearbeit“) gebündelt.
Als weitere unterstützende Services, die den Bediensteten der Stadt im Intranet zur täglichen Arbeit bereitgestellt werden, wurden unter anderem eine Reihe bereits vorhandener Datenbanksysteme, wie beispielsweise das elektronische Telefonbuch (ETB) und das Ratsinformationssystem BoRIS integriert. Dazu bieten nun eine umfassende Formularsammlung, eine Gesetzessammlung, eine Übersicht Verwaltungsvorschriften, die Integration des städtischen Geo-Informationssystems und eines statistischen Informationsdienstes sowie ein Zugang zur KGST Online-Bibliothek, schnellen und zielgerichteten Einblick in alle arbeitsrelevanten Informationsdienste der Stadt. Zur Mitarbeiterkommunikation stehen u.a. ein Schwarzes Brett, ein Mitarbeiterforum sowie eine Mitarbeiterzeitung zur Verfügung.
Neben dem Mitarbeiterservice, den Informations- und Formulardiensten bietet eine weitere Hauptrubrik des neuen Intranets einen vollständigen organisatorischen Überblick über die gesamte Stadtverwaltung. Hier können von den Mitarbeitern alle Ämter, Dezernate und deren „Produkte“ sowie weitere städtische Verwaltungsstellen wie Stadtwerke, Studieninstitut, Beethovenstiftung auf einen Blick eingesehen werden. Eine weitere Hauptrubrik gibt einen umfassenden Überblick über alle Fragen der Organisation am Arbeitsplatz. Das System wird auf einem Windows 2003 Server betrieben, als Datenbank kommt My SQL zum Einsatz. Als personalisiertes Newslettersystem kommt das von SEITENBAU entwickelte NEMO zum Einsatz.
Zusätzlich zur Imperia Mediendatenbank wurde der SEITENBAU-MediaManager zur Integration von Dokumenten aller Art (.doc, PDFs, etc.) in das Intranet implementiert.
