Deutschlands größte Werbeagentur – BBDO Germany – hat sich für die DOXiS iECM Suite entschieden: Mit der integrierten Enterprise-Content-Management-Suite der SER automatisiert BBDO die Bearbeitung des Rechnungseingangs, führt eine workflowgesteuerte Rechnungsprüfung ein und realisiert ein digitales Archiv. Ziel ist eine automatisierte Verarbeitung des gesamten Posteingangs und ein elektronisches Aktenmanagement der Kundenprojekte. Das „DMS@BBDO“ soll in die IT-Landschaft vollständig integriert werden, um für mehr Transparenz in den Kundenprojekten zu sorgen und Kosten durch optimierte Prozesse zu sparen.
Dem Papier den Kampf angesagt hat die Werbeagentur BBDO. Dazu hat sich BBDO für die Einführung der DOXiS iECM-Suite entschieden. Um die Informationsverfügbarkeit und das Projektmanagement noch effizienter zu gestalten, soll in Zukunft bereits beim Posteingang Schluss sein mit den Papierdokumenten. Die Eingangsdokumente sollen zentral gescannt, klassifiziert, archiviert und dann workflowgesteuert an die Mitarbeiter verteilt werden. Die Umsetzung der integrierten Lösung begann in der Buchhaltung mit der automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen. „Sowohl Geschäftsleitung als auch die zentrale Buchhaltung forderten einen besseren Überblick über den Rechnungseingang in der Agenturgruppe sowie über den jeweiligen Status der Bearbeitung“, erläutert Torsten Evers, IT-Director bei BBDO, die Motivation für das Projekt.
1. Schritt: Automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung
In der ersten Projektphase hat BBDO Germany die Bearbeitung des Rechnungseingangs mit dem SER InvoiceMaster automatisiert. Die automatische Rechnungserfassung und vor allem der komplexe Rechnungsprüfungsworkflow, an den z.Zt. 50 Mitarbeiter verteilt auf 15 Standorte in ganz Deutschland für Freigabe- und Genehmigungsprozesse angeschlossen sind, sorgen für mehr Geschwindigkeit in der Bearbeitung und Transparenz über den jeweiligen Status. Nach dem Scannen werden die Rechnungen sogenannten Jobtaschen hinzugefügt, die alle zu einem Projekt gehörigen Dokumente enthalten. Eingangsrechnungen früherer Jahre werden ebenfalls digitalisiert und im angeschlossenen SER-Archiv abgelegt, so dass sie für Recherchen jederzeit zur Verfügung stehen. Ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept regelt den Zugriff auf die archivierten Dokumente. Die bisherige redundante Datenhaltung durch Anfertigung von zahlreichen Belegkopien, z.B. zur Bearbeitung in unterschiedlichen Abteilungen, wird damit überflüssig. „Wir erwarten mit dem „DMS@BBDO“ erhebliche Effizienzsteigerungen im Projektmanagement“, so Torsten Evers, „da die Zeiten für die Weiterleitung von Dokumenten per Hauspost, undefinierter E-Mail-Verkehr und Abstimmungsaufwand etc. entfallen und die neue Aktenstruktur der Projektakten den Überblick vereinfacht.“
Das elektronische Archiv beschleunigt die Ablage der Rechnungen; Laufwege, Kopieren, Mehrfacheinsortierung von Papierbelegen in Jobmappen etc. entfallen. Nach der Übernahme noch benötigter Altbelege sollen die Papierarchive abgeschafft werden. Mit dem elektronischen DOXiS-Archiv von SER verbessert sich auch die Qualität der Ablage, da die Dokumente mit einer Vielzahl von Indexkriterien versehen werden können, über die ein Zugriff auf das Dokument jederzeit möglich ist. Als neuer Teilbestand im Archiv werden zurzeit Handelsregisterauszüge, Gesellschafterverträge und Bilanzen digitalisiert und abgelegt, die dem berechtigten Personenkreis elektronisch zur Verfügung stehen. Ziel ist ein einheitliches Unternehmens-Repository für alle Dokumente.
Über BBDO Germany
BBDO Germany ist Deutschlands führende Unternehmensgruppe für marktorientierte Kommunikationslösungen. Die Agentur wurde 1956 in Düsseldorf gegründet und wird von Dr. Olaf Göttgens, CEO, geführt. Das Leistungsportfolio basiert dabei auf drei Säulen: innovativ, integrativ und international.
BBDO Germany vernetzt das gesamte Kommunikations-Know-how: strategisches Markenmanagement, klassische Werbung, Direktmarketing, Public Relations, Verkaufsförderung, Sponsoring, Events und Design sowie die Bereiche Customer Relationship Marketing, Multimedia und eBusiness. BBDO Germany betreut seit vielen Jahren renommierte Kunden wie Allianz, Deutsche Post, Dr. Oetker, Henkel, LBS, Mercedes-Benz und Wrigley national und international. Für weit mehr als die Hälfte der Kunden realisiert die Kommunikationsgruppe integrierte Marketing- und Werbekonzepte. Durch zahlreiche Kooperationen mit Universitäten liefert BBDO Germany kontinuierlich innovative Impulse für Themen wie strategische Markenführung, Markensteuerungsprozesse, integrierte Kommunikation und Konsumentenwissen. Das Unternehmen gehört mit zahlreichen nationalen und internationalen Auszeichnungen zu den am häufigsten ausgezeichneten Agenturgruppen.
Dem Papier den Kampf angesagt hat die Werbeagentur BBDO. Dazu hat sich BBDO für die Einführung der DOXiS iECM-Suite entschieden. Um die Informationsverfügbarkeit und das Projektmanagement noch effizienter zu gestalten, soll in Zukunft bereits beim Posteingang Schluss sein mit den Papierdokumenten. Die Eingangsdokumente sollen zentral gescannt, klassifiziert, archiviert und dann workflowgesteuert an die Mitarbeiter verteilt werden. Die Umsetzung der integrierten Lösung begann in der Buchhaltung mit der automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen. „Sowohl Geschäftsleitung als auch die zentrale Buchhaltung forderten einen besseren Überblick über den Rechnungseingang in der Agenturgruppe sowie über den jeweiligen Status der Bearbeitung“, erläutert Torsten Evers, IT-Director bei BBDO, die Motivation für das Projekt.
1. Schritt: Automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung
In der ersten Projektphase hat BBDO Germany die Bearbeitung des Rechnungseingangs mit dem SER InvoiceMaster automatisiert. Die automatische Rechnungserfassung und vor allem der komplexe Rechnungsprüfungsworkflow, an den z.Zt. 50 Mitarbeiter verteilt auf 15 Standorte in ganz Deutschland für Freigabe- und Genehmigungsprozesse angeschlossen sind, sorgen für mehr Geschwindigkeit in der Bearbeitung und Transparenz über den jeweiligen Status. Nach dem Scannen werden die Rechnungen sogenannten Jobtaschen hinzugefügt, die alle zu einem Projekt gehörigen Dokumente enthalten. Eingangsrechnungen früherer Jahre werden ebenfalls digitalisiert und im angeschlossenen SER-Archiv abgelegt, so dass sie für Recherchen jederzeit zur Verfügung stehen. Ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept regelt den Zugriff auf die archivierten Dokumente. Die bisherige redundante Datenhaltung durch Anfertigung von zahlreichen Belegkopien, z.B. zur Bearbeitung in unterschiedlichen Abteilungen, wird damit überflüssig. „Wir erwarten mit dem „DMS@BBDO“ erhebliche Effizienzsteigerungen im Projektmanagement“, so Torsten Evers, „da die Zeiten für die Weiterleitung von Dokumenten per Hauspost, undefinierter E-Mail-Verkehr und Abstimmungsaufwand etc. entfallen und die neue Aktenstruktur der Projektakten den Überblick vereinfacht.“
Das elektronische Archiv beschleunigt die Ablage der Rechnungen; Laufwege, Kopieren, Mehrfacheinsortierung von Papierbelegen in Jobmappen etc. entfallen. Nach der Übernahme noch benötigter Altbelege sollen die Papierarchive abgeschafft werden. Mit dem elektronischen DOXiS-Archiv von SER verbessert sich auch die Qualität der Ablage, da die Dokumente mit einer Vielzahl von Indexkriterien versehen werden können, über die ein Zugriff auf das Dokument jederzeit möglich ist. Als neuer Teilbestand im Archiv werden zurzeit Handelsregisterauszüge, Gesellschafterverträge und Bilanzen digitalisiert und abgelegt, die dem berechtigten Personenkreis elektronisch zur Verfügung stehen. Ziel ist ein einheitliches Unternehmens-Repository für alle Dokumente.
Über BBDO Germany
BBDO Germany ist Deutschlands führende Unternehmensgruppe für marktorientierte Kommunikationslösungen. Die Agentur wurde 1956 in Düsseldorf gegründet und wird von Dr. Olaf Göttgens, CEO, geführt. Das Leistungsportfolio basiert dabei auf drei Säulen: innovativ, integrativ und international.
BBDO Germany vernetzt das gesamte Kommunikations-Know-how: strategisches Markenmanagement, klassische Werbung, Direktmarketing, Public Relations, Verkaufsförderung, Sponsoring, Events und Design sowie die Bereiche Customer Relationship Marketing, Multimedia und eBusiness. BBDO Germany betreut seit vielen Jahren renommierte Kunden wie Allianz, Deutsche Post, Dr. Oetker, Henkel, LBS, Mercedes-Benz und Wrigley national und international. Für weit mehr als die Hälfte der Kunden realisiert die Kommunikationsgruppe integrierte Marketing- und Werbekonzepte. Durch zahlreiche Kooperationen mit Universitäten liefert BBDO Germany kontinuierlich innovative Impulse für Themen wie strategische Markenführung, Markensteuerungsprozesse, integrierte Kommunikation und Konsumentenwissen. Das Unternehmen gehört mit zahlreichen nationalen und internationalen Auszeichnungen zu den am häufigsten ausgezeichneten Agenturgruppen.
