In den Poststellen der Verwaltungen treffen täglich viele tausend Anträge, Anschreiben, Widersprüche und andere Korrespondenz ein. Der größte Teil auf Papier, aber auch in elektronischer Form. Damit alle Eingangsdokumente ihre Empfänger möglichst schnell erreichen, setzen immer mehr Unternehmen und Verwaltungen auf Software zur automatisierten Verarbeitung. Wie die intelligente Poststelle funktioniert, zeigt SER eGovernment in einer Live-Demo auf der Kongressmesse Moderner Staat in Berlin.
Mehr als 80 SER-Kunden in Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung nutzen bereits die intelligenten SER-Lösungen zur automatisierten Dokumenteneingangsverarbeitung. Kostensenkungen, besserer Kundenservice, Qualitätssteigerungen in der Antragsbearbeitung und eine Reduzierung der Durchlaufzeiten sind die Vorteile, von denen sie zum Teil schon seit vielen Jahren profitieren. Mit den PRODEA-Modulen für die Dokumenteneingangsbearbeitung werden Dokumente gescannt und automatisch nach ihrem Inhalt klassifiziert. Relevante Daten werden aus den Dokumenten extrahiert, verschiedenen Prüfungen unterzogen, mit Datenbanken abgeglichen und für die weitere Bearbeitung zur Verfügung gestellt. Die Software-Dienste der PRODEA Dokumenteneingangsbearbeitung sind in Behörden und Ämtern, aber auch in kommunalen Unternehmen vielseitig einsetzbar.
Automatisierte Bearbeitung von Beihilfeanträgen
Dokumentenlastige Verfahren wie z.B. die Bearbeitung von Beihilfeanträgen können mit PRODEA wesentlich beschleunigt und effizienter abgewickelt werden. 1.000 eingehende Beihilfeanträge pro Tag sind in einer Beihilfestelle keine Seltenheit. Bei zehn bis 20 Dokumenten pro Antrag, bestehend aus Antragsformular, Rechnungsbelegen von Ärzten, Apotheken und Krankenhäusern, Befunden und Leistungsvereinbarungen, kommen schnell 20.000 Seiten zusammen, die möglichst schnell verarbeitet werden sollen. MIT PRODEA werden die Dokumente nach dem Scannen automatisch z.B. nach Leistungsarten wie Ambulante Arztrechnung, Stationäre Arztrechnung etc. klassifiziert. Beihilferelevante Daten wie der Patienten-Name und die Patienten-ID werden im nächsten Schritt automatisch ausgelesen und mit den Werten einer Datenbank verglichen. Extrahierte Medikamentendaten können beispielsweise gegen die so genannte "Rote Liste" validiert werden. Mit der Tabellenextraktion ist sogar eine Prüfung der Arztrechnungen möglich. Dazu werden die einzelnen Rechnungspositionen ausgelesen und mit den Gebührenordnungen für Ärzte bzw. Zahnärzte (GOÄ/GOZ) abgeglichen. Nach der Erfassung werden sämtliche digitalisierte Anträge an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet.
Stadtwerke sparen über 90 Prozent Arbeitszeit bei der Verarbeitung von Netzbetreiberrechnungen
Vor allem immer wieder zum Jahreswechsel kämpfen Stadtwerke mit einer gewaltigen Flut an Rechnungsbelegen. Durch die Liberalisierung des Strommarktes haben sie heute oft eine Fülle von Netzbetreiberrechnungen unterschiedlicher Anbieter zu verarbeiten. Dies führte regelmäßig zu personellen Engpässen und erheblicher Mehrarbeit. Auch hier kann die automatisierte Dokumenteneingangsverarbeitung die Sachbearbeiter erheblich entlasten, wenn das ERP-System um die wesentlichen Funktionen wie Klassifikation und Extraktion ergänzt wird. Die automatisierte Verarbeitung der Belege wie Vertragsbestätigungen, Jahresverbrauchsabrechnungen, Abschlagsanforderungen und Schlussrechnungen spart bis zu 95 Prozent der bisher benötigten Arbeitszeit. Dauerte die manuelle Erfassung und Verbuchung eines Rechnungsbeleges früher bis zu 10 Minuten, benötigt die automatisierte Verarbeitung dafür weniger als eine Minute.
Mehr als 80 SER-Kunden in Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung nutzen bereits die intelligenten SER-Lösungen zur automatisierten Dokumenteneingangsverarbeitung. Kostensenkungen, besserer Kundenservice, Qualitätssteigerungen in der Antragsbearbeitung und eine Reduzierung der Durchlaufzeiten sind die Vorteile, von denen sie zum Teil schon seit vielen Jahren profitieren. Mit den PRODEA-Modulen für die Dokumenteneingangsbearbeitung werden Dokumente gescannt und automatisch nach ihrem Inhalt klassifiziert. Relevante Daten werden aus den Dokumenten extrahiert, verschiedenen Prüfungen unterzogen, mit Datenbanken abgeglichen und für die weitere Bearbeitung zur Verfügung gestellt. Die Software-Dienste der PRODEA Dokumenteneingangsbearbeitung sind in Behörden und Ämtern, aber auch in kommunalen Unternehmen vielseitig einsetzbar.
Automatisierte Bearbeitung von Beihilfeanträgen
Dokumentenlastige Verfahren wie z.B. die Bearbeitung von Beihilfeanträgen können mit PRODEA wesentlich beschleunigt und effizienter abgewickelt werden. 1.000 eingehende Beihilfeanträge pro Tag sind in einer Beihilfestelle keine Seltenheit. Bei zehn bis 20 Dokumenten pro Antrag, bestehend aus Antragsformular, Rechnungsbelegen von Ärzten, Apotheken und Krankenhäusern, Befunden und Leistungsvereinbarungen, kommen schnell 20.000 Seiten zusammen, die möglichst schnell verarbeitet werden sollen. MIT PRODEA werden die Dokumente nach dem Scannen automatisch z.B. nach Leistungsarten wie Ambulante Arztrechnung, Stationäre Arztrechnung etc. klassifiziert. Beihilferelevante Daten wie der Patienten-Name und die Patienten-ID werden im nächsten Schritt automatisch ausgelesen und mit den Werten einer Datenbank verglichen. Extrahierte Medikamentendaten können beispielsweise gegen die so genannte "Rote Liste" validiert werden. Mit der Tabellenextraktion ist sogar eine Prüfung der Arztrechnungen möglich. Dazu werden die einzelnen Rechnungspositionen ausgelesen und mit den Gebührenordnungen für Ärzte bzw. Zahnärzte (GOÄ/GOZ) abgeglichen. Nach der Erfassung werden sämtliche digitalisierte Anträge an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet.
Stadtwerke sparen über 90 Prozent Arbeitszeit bei der Verarbeitung von Netzbetreiberrechnungen
Vor allem immer wieder zum Jahreswechsel kämpfen Stadtwerke mit einer gewaltigen Flut an Rechnungsbelegen. Durch die Liberalisierung des Strommarktes haben sie heute oft eine Fülle von Netzbetreiberrechnungen unterschiedlicher Anbieter zu verarbeiten. Dies führte regelmäßig zu personellen Engpässen und erheblicher Mehrarbeit. Auch hier kann die automatisierte Dokumenteneingangsverarbeitung die Sachbearbeiter erheblich entlasten, wenn das ERP-System um die wesentlichen Funktionen wie Klassifikation und Extraktion ergänzt wird. Die automatisierte Verarbeitung der Belege wie Vertragsbestätigungen, Jahresverbrauchsabrechnungen, Abschlagsanforderungen und Schlussrechnungen spart bis zu 95 Prozent der bisher benötigten Arbeitszeit. Dauerte die manuelle Erfassung und Verbuchung eines Rechnungsbeleges früher bis zu 10 Minuten, benötigt die automatisierte Verarbeitung dafür weniger als eine Minute.
