Obwohl bereits seit Anfang 2002 die Unternehmen den Finanzämtern die Voraussetzungen für eine digitale Betriebsprüfung schaffen müssen, tappen sie bei diesem Thema mehrheitlich noch weitgehend im Dunkeln und gehen damit rechtliche Risiken ein. Erst jeder dritte Finanzverantwortliche verfügt über ausreichende Kenntnisse zu den so genannten GDPdU-Anforderungen. In diesen „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ sind die gesetzlichen Verpflichtungen für eine Auswertung von elektronisch gespeicherten steuerrelevanten Daten geregelt. Entsprechend selten bestehen bereits die erforderlichen technischen Voraussetzungen für digitale Steuerprüfungen. Zu diesem Ergebnis kommt eine Befragung der SER Solutions Deutschland GmbH unter 688 Firmen.
Nach der Erhebung durch den größten unabhängigen deutschen Hersteller und Anbieter von Enterprise Content Management-Lösungen hat erst jedes achte Mittelstands- und Großunternehmen die Anforderungen für einen gesetzeskonformen Datenzugriff und die Datenträgerüberlassung erfüllt. Noch seltener (9 Prozent) können die steuerrelevanten Daten nach dem vom Bundesfinanzministerium empfohlenen GDPdU-Beschreibungsstandard bereitgestellt werden. Der GDPdU-Beschreibungsstandard stellt eine einheitliche technische Bereitstellungshilfe zur Format- und Inhaltsbeschreibung der steuerlich relevanten Daten dar. Da diese Schnittstelle eine problemlose D atenübergabe gewährleistet, empfiehlt sich seine Nutzung. Bislang stellen allerdings erst neun von zehn Firmen steuerrelevante Daten entsprechend dem offiziellen Beschreibungsstandard zur Verfügung. Fraglich ist dabei, inwieweit die Auswertbarkeit der Daten im Sinne der Steuergesetzgebung gegeben ist.
Auswertbares Archiv erforderlich
Der SER-Befragung zufolge speichern 78 Prozent der Unternehmen diese Daten teilweise oder vollständig in ihrem ERP-System. Außerdem werden sie in etwa jedem fünften Fall in vorgelagerten bzw. speziellen Speichersystemen aufbewahrt. „Wer in dem gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum von bis zu zehn Jahren aus Performance- und Kapazitätsgründen steuerrelevante Daten auslagert, erhält mit dem auswertbaren Archiv nicht nur eine von der Finanzverwaltung akzeptierte Lösung, sondern darüber hinaus noch eine Vielzahl weiterer Vorteile. Die Betriebsprüfung findet nicht mehr am Produktivsystem statt. Das weiter reichende Benutzerkonzept ermöglicht es, das Benutzerprofil bis auf Datenfeldbasis zu definieren und damit den Zugriff des Betriebsprüfers auf das notwendige Maß zu beschränken. Ferner zeigt die Prüfhistorie auf, für welche Daten sich der Betriebsprüfer besonders interessiert hat. Nicht zuletzt durch die Simulation der Außenprüfung lassen sich im Vorfeld Ungereimtheiten ausräumen“, erläutert Manfred Zerwas, Geschäftsführer der SER Solutions Deutschland GmbH. Er begründet die Notwendigkeit eines solchen Archivs auch damit, dass während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeit im Regelfall durch Änderungen der IT-Systeme Auswirkungen für die steuerrelevanten Daten entstehen. „Die mit Releasewechseln oder der Umstellung auf ein anderes E RP-System verbundenen Änderungen bei den Datenbankmodellen machen oftmals ein Zurückladen archivierter Daten in das aktive Produktivsystem unmöglich.“ Demzufolge müssten alle früheren Software-Versionen aufbewahrt werden, was allein aus wirtschaftlichen Gründen nicht empfehlenswert sei.
Skepsis bei den Finanzverantwortlichen
Tatsächlich besteht bei den Unternehmen eine weit verbreitete Unsicherheit, ob sie den GDPdU-Anforderungen Rechnung tragen können. So sind sich lediglich 39 Prozent der befragten Finanzverantwortlichen sicher, dass sie über den gesamten möglichen Prüfungszeitraum Auswertungsmöglichkeiten wie im Produktivsystem zum Zeitpunkt der Erstellung gewährleisten können. Während weitere 43 Prozent meinen, die technischen Erfordernisse wenigstens teilwe ise zu erfüllen, was jedoch auch bereits zu rechtlichen Problemen führen kann, sieht sich fast jeder fünfte Betrieb derzeit dazu noch völlig außerstande. Bei der Aufbereitung steuerrelevanter Daten für den Fiskus weiter abzuwarten, ist jedoch riskant. Die Finanzverwaltung hat bereits angekündigt, dass sie ihr Recht auf elektronische Prüfungen ausschöpfen wird.
Befragungsergebnisse
Sind Ihnen die Verordnungen der GDPdU und die hierin enthaltenen Anforderungen als Ergänzung zur gesetzlichen Neuregelung der Abgabenordnung bekannt?
es besteht ein detaillierter und aktueller Kenntnisstand: 32%
es bestehen nur teilweise oder unzureichend aktuelle Kenntnisse: 39%
es bestehen nur geringe Kenntnisse: 29%
(n = 688 Mittelstands- und Großunternehmen [Finanzmanager/Controller])
In welchem DV-System bewahren Sie Ihre steuerrelevanten Daten über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum auf?
im Produktivsystem (ERP, Fibu): 78%
in vorgelagerten Systemen (Kassensystemen, Zeiterfassung etc.) und Nebensystemen (Personalwirtschaft, etc.): ; 19%
in elektronischen Archivierungssystemen: 13%
auf speziellen Speichersystemen (Magnetbänder, Mikrofilm etc.): 22%
Sonstige: 3%
(Mehrfachnennungen möglich)
Können Sie sicherstellen, dass über den gesamten gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum die Auswertungsmöglichkeiten sowohl quantitativ als auch qualitativ wie im Produktivsystem zum Zeitpunkt der Erstellung gegeben sind?
ja: 39%
teilweise: 43%
nein: 18%
Erfüllen Sie die Anforderungen an den vom Gesetzgeber geforderten unmittelbaren und mittelbaren Datenzugriff sowie für die Datenträger-überlassung?
ja: 11%
teilweise: 42%
nein: &# 9; 47%
Können Sie die steuerrelevanten Daten gemäß dem vom Gesetz-geber empfohlenen GDPdU-Beschreibungsstandard bereitstellen?
ja: 9%
nein: 32%
keine Einschätzung: 59%
Nach der Erhebung durch den größten unabhängigen deutschen Hersteller und Anbieter von Enterprise Content Management-Lösungen hat erst jedes achte Mittelstands- und Großunternehmen die Anforderungen für einen gesetzeskonformen Datenzugriff und die Datenträgerüberlassung erfüllt. Noch seltener (9 Prozent) können die steuerrelevanten Daten nach dem vom Bundesfinanzministerium empfohlenen GDPdU-Beschreibungsstandard bereitgestellt werden. Der GDPdU-Beschreibungsstandard stellt eine einheitliche technische Bereitstellungshilfe zur Format- und Inhaltsbeschreibung der steuerlich relevanten Daten dar. Da diese Schnittstelle eine problemlose D atenübergabe gewährleistet, empfiehlt sich seine Nutzung. Bislang stellen allerdings erst neun von zehn Firmen steuerrelevante Daten entsprechend dem offiziellen Beschreibungsstandard zur Verfügung. Fraglich ist dabei, inwieweit die Auswertbarkeit der Daten im Sinne der Steuergesetzgebung gegeben ist.
Auswertbares Archiv erforderlich
Der SER-Befragung zufolge speichern 78 Prozent der Unternehmen diese Daten teilweise oder vollständig in ihrem ERP-System. Außerdem werden sie in etwa jedem fünften Fall in vorgelagerten bzw. speziellen Speichersystemen aufbewahrt. „Wer in dem gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum von bis zu zehn Jahren aus Performance- und Kapazitätsgründen steuerrelevante Daten auslagert, erhält mit dem auswertbaren Archiv nicht nur eine von der Finanzverwaltung akzeptierte Lösung, sondern darüber hinaus noch eine Vielzahl weiterer Vorteile. Die Betriebsprüfung findet nicht mehr am Produktivsystem statt. Das weiter reichende Benutzerkonzept ermöglicht es, das Benutzerprofil bis auf Datenfeldbasis zu definieren und damit den Zugriff des Betriebsprüfers auf das notwendige Maß zu beschränken. Ferner zeigt die Prüfhistorie auf, für welche Daten sich der Betriebsprüfer besonders interessiert hat. Nicht zuletzt durch die Simulation der Außenprüfung lassen sich im Vorfeld Ungereimtheiten ausräumen“, erläutert Manfred Zerwas, Geschäftsführer der SER Solutions Deutschland GmbH. Er begründet die Notwendigkeit eines solchen Archivs auch damit, dass während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeit im Regelfall durch Änderungen der IT-Systeme Auswirkungen für die steuerrelevanten Daten entstehen. „Die mit Releasewechseln oder der Umstellung auf ein anderes E RP-System verbundenen Änderungen bei den Datenbankmodellen machen oftmals ein Zurückladen archivierter Daten in das aktive Produktivsystem unmöglich.“ Demzufolge müssten alle früheren Software-Versionen aufbewahrt werden, was allein aus wirtschaftlichen Gründen nicht empfehlenswert sei.
Skepsis bei den Finanzverantwortlichen
Tatsächlich besteht bei den Unternehmen eine weit verbreitete Unsicherheit, ob sie den GDPdU-Anforderungen Rechnung tragen können. So sind sich lediglich 39 Prozent der befragten Finanzverantwortlichen sicher, dass sie über den gesamten möglichen Prüfungszeitraum Auswertungsmöglichkeiten wie im Produktivsystem zum Zeitpunkt der Erstellung gewährleisten können. Während weitere 43 Prozent meinen, die technischen Erfordernisse wenigstens teilwe ise zu erfüllen, was jedoch auch bereits zu rechtlichen Problemen führen kann, sieht sich fast jeder fünfte Betrieb derzeit dazu noch völlig außerstande. Bei der Aufbereitung steuerrelevanter Daten für den Fiskus weiter abzuwarten, ist jedoch riskant. Die Finanzverwaltung hat bereits angekündigt, dass sie ihr Recht auf elektronische Prüfungen ausschöpfen wird.
Befragungsergebnisse
Sind Ihnen die Verordnungen der GDPdU und die hierin enthaltenen Anforderungen als Ergänzung zur gesetzlichen Neuregelung der Abgabenordnung bekannt?
es besteht ein detaillierter und aktueller Kenntnisstand: 32%
es bestehen nur teilweise oder unzureichend aktuelle Kenntnisse: 39%
es bestehen nur geringe Kenntnisse: 29%
(n = 688 Mittelstands- und Großunternehmen [Finanzmanager/Controller])
In welchem DV-System bewahren Sie Ihre steuerrelevanten Daten über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum auf?
im Produktivsystem (ERP, Fibu): 78%
in vorgelagerten Systemen (Kassensystemen, Zeiterfassung etc.) und Nebensystemen (Personalwirtschaft, etc.): ; 19%
in elektronischen Archivierungssystemen: 13%
auf speziellen Speichersystemen (Magnetbänder, Mikrofilm etc.): 22%
Sonstige: 3%
(Mehrfachnennungen möglich)
Können Sie sicherstellen, dass über den gesamten gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum die Auswertungsmöglichkeiten sowohl quantitativ als auch qualitativ wie im Produktivsystem zum Zeitpunkt der Erstellung gegeben sind?
ja: 39%
teilweise: 43%
nein: 18%
Erfüllen Sie die Anforderungen an den vom Gesetzgeber geforderten unmittelbaren und mittelbaren Datenzugriff sowie für die Datenträger-überlassung?
ja: 11%
teilweise: 42%
nein: &# 9; 47%
Können Sie die steuerrelevanten Daten gemäß dem vom Gesetz-geber empfohlenen GDPdU-Beschreibungsstandard bereitstellen?
ja: 9%
nein: 32%
keine Einschätzung: 59%
