Die Unfallkasse Post und Telekom (UK PT) vollzieht einen Systemwechsel bei der Dokumentenarchivierung: Statt Mikroverfilmung setzt die UK PT ab sofort auf elektronische Archivierung mit integrierter Signaturkomponente des SER-Partners OpenLimit. Führendes System ist die Anwendungssoftware CUSA (Computerunterstützte Sachbearbeitung), mit dem das SER-Archiv integriert wird.
Ziel der Unfallkasse ist es, die Prozesse in der Sachbearbeitung zu beschleunigen und zu optimieren sowie übergreifend Transparenz zu schaffen. Dazu sollen die SER-Lösungen in den verschiedensten Abteilungen eingesetzt werden, z.B. in der Regressbearbeitung, im Justitiariat, in der Kanzlei und der Posteingangs-/Postausgangsstelle.
Im ersten Schritt wurde die Mikrofilmarchivierung durch ein DOXiS Archiv von SER abgelöst. Die CUSA-Tagesmappen werden bereits am Folgetag der Bearbeitung gescannt und archiviert; die Fallakten der Abteilung Rehabilitation und Entschädigung sowie im Regress werden gescannt, wenn der Fall abgeschlossen ist. Alle Dokumente werden nach dem Scannen mit der Massen-/Stapelsignatur qualifiziert signiert. Eine eigens entwickelte Schnittstelle zu CUSA sorgt für eine Integration des Archivs in das führende System. Zur automatischen Indizierung der Dokumente wird eine Barcode- und OCR-Erkennung verwendet sowie bei einem Großteil der Dokumente zusätzlich eine CUSA-Datenbankabfrage. Gespeichert werden die Dokumente auf einer SER-UDO-Jukebox JB4 mit 22 Slots und einer Kapazität von 660 GB für eine revisionssichere Backup-Strategie.
Im zweiten Schritt steht eine umfassende Optimierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse im Mittelpunkt. Dazu wird das DOXiS-System sukzessive ausgebaut, insbesondere um die Komponenten Records Management für elektronische Akten und Workflow. Mit diesen ECM-Komponenten sollen die Geschäftsprozesse durch die Einbindung von Geschäftsvorfällen optimiert werden. Außerdem wird die Archivierung auf weitere Geschäftsbereiche ausgedehnt.
Oswald Freisberg, Geschäftsführer der SER Solutions Deutschland GmbH, sieht seit Jahren einen Trend zur Abkehr vom Mikrofilm: "Immer mehr Unternehmen erkennen, dass die Mikroverfilmung nicht mehr zeitgemäß ist, da die verfilmten Dokumente in den Geschäftsprozessen nicht zur Verfügung stehen. Mit einem revisionssicheren elektronischen Archiv sind sie auf der sicheren Seite und profitieren vom direkten Zugriff auf die archivierten Dokumente."
Über die Unfallkasse Post und Telekom
Die Unfallkasse Post und Telekom (UK PT) ist der gesetzliche Unfallversicherungsträger für die rund 400.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der aus der ehemaligen Deutschen Bundespost hervorgegangenen Aktiengesellschaften, ihrer Tochterunternehmen und einer Reihe weiterer Einrichtungen. Dabei ist die UK PT auch für die Unfallfürsorge der dort tätigen Beamten zuständig und macht nach dem Unfall eines Beschäftigten Schadenersatzansprüche für dessen Arbeitgeber oder Dienstherrn geltend (Regress). Hauptsitz ist Tübingen, die Abteilung Prävention hat zusätzlich Außenstellen in Darmstadt und Berlin sowie Einzel-/Gruppenbüros für die Aufsichtspersonen verteilt im gesamten Bundesgebiet. In der Verwaltung gibt es 215 Mitarbeiter.
Ziel der Unfallkasse ist es, die Prozesse in der Sachbearbeitung zu beschleunigen und zu optimieren sowie übergreifend Transparenz zu schaffen. Dazu sollen die SER-Lösungen in den verschiedensten Abteilungen eingesetzt werden, z.B. in der Regressbearbeitung, im Justitiariat, in der Kanzlei und der Posteingangs-/Postausgangsstelle.
Im ersten Schritt wurde die Mikrofilmarchivierung durch ein DOXiS Archiv von SER abgelöst. Die CUSA-Tagesmappen werden bereits am Folgetag der Bearbeitung gescannt und archiviert; die Fallakten der Abteilung Rehabilitation und Entschädigung sowie im Regress werden gescannt, wenn der Fall abgeschlossen ist. Alle Dokumente werden nach dem Scannen mit der Massen-/Stapelsignatur qualifiziert signiert. Eine eigens entwickelte Schnittstelle zu CUSA sorgt für eine Integration des Archivs in das führende System. Zur automatischen Indizierung der Dokumente wird eine Barcode- und OCR-Erkennung verwendet sowie bei einem Großteil der Dokumente zusätzlich eine CUSA-Datenbankabfrage. Gespeichert werden die Dokumente auf einer SER-UDO-Jukebox JB4 mit 22 Slots und einer Kapazität von 660 GB für eine revisionssichere Backup-Strategie.
Im zweiten Schritt steht eine umfassende Optimierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse im Mittelpunkt. Dazu wird das DOXiS-System sukzessive ausgebaut, insbesondere um die Komponenten Records Management für elektronische Akten und Workflow. Mit diesen ECM-Komponenten sollen die Geschäftsprozesse durch die Einbindung von Geschäftsvorfällen optimiert werden. Außerdem wird die Archivierung auf weitere Geschäftsbereiche ausgedehnt.
Oswald Freisberg, Geschäftsführer der SER Solutions Deutschland GmbH, sieht seit Jahren einen Trend zur Abkehr vom Mikrofilm: "Immer mehr Unternehmen erkennen, dass die Mikroverfilmung nicht mehr zeitgemäß ist, da die verfilmten Dokumente in den Geschäftsprozessen nicht zur Verfügung stehen. Mit einem revisionssicheren elektronischen Archiv sind sie auf der sicheren Seite und profitieren vom direkten Zugriff auf die archivierten Dokumente."
Über die Unfallkasse Post und Telekom
Die Unfallkasse Post und Telekom (UK PT) ist der gesetzliche Unfallversicherungsträger für die rund 400.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der aus der ehemaligen Deutschen Bundespost hervorgegangenen Aktiengesellschaften, ihrer Tochterunternehmen und einer Reihe weiterer Einrichtungen. Dabei ist die UK PT auch für die Unfallfürsorge der dort tätigen Beamten zuständig und macht nach dem Unfall eines Beschäftigten Schadenersatzansprüche für dessen Arbeitgeber oder Dienstherrn geltend (Regress). Hauptsitz ist Tübingen, die Abteilung Prävention hat zusätzlich Außenstellen in Darmstadt und Berlin sowie Einzel-/Gruppenbüros für die Aufsichtspersonen verteilt im gesamten Bundesgebiet. In der Verwaltung gibt es 215 Mitarbeiter.
