Irgendwann genügt Excel als Management-Werkzeug nicht mehr, wenn ein kleines Unternehmen rasant wächst. Bei der BioEnergie Taufkirchen GmbH & Co. KG war schließlich die vielschichtige Wärmeverbrauchsabrechnung nicht mehr beherrschbar. Der im Süden Münchens ansässige Wärmeversorger entschied sich für die Branchenlösung XAP.heat von der Somentec Software AG aus Langen. Mit der neuen IT-Lösung hat er nicht nur die Billing-Prozesse im Griff, sondern profitiert auch in den Bereichen Kundenbetreuung und kaufmännische Betriebsführung.
Seit ihrer Gründung im Jahr 1999 hat die BioEnergie Taufkirchen GmbH & Co.KG eine erstaunliche Erfolgsgeschichte geschrieben. Heute beliefert das in privater Hand befindliche Unternehmen in mehreren Gemeinden des südlichen Landkreises München über ein 32 km langes Fernwärmenetz rund 250 Kunden mit insgesamt 70 MW Anschlussleistung. Das Kundenspektrum reicht von Einfamilienhäusern über Wohnungsbaugesellschaften bis hin zu kommunalen Einrichtungen und Industriebetrieben.
Das in Kraft-Wärme-Kopplung betriebene Heizkraftwerk verfeuert jährlich rund 100.000 Tonnen Restholz und Hackschnitzel aus der regionalen Forstwirtschaft. Die steigende Biowärmenachfrage – prognostiziert sind mehr als 100 MW Anschlussleistung bis 2013 – soll auch aus geothermischen Quellen gedeckt werden. Die aktuellen politischen Strömungen erzeugen zusätzlichen Rückenwind.
Zunehmender Aufwand nicht mehr zu bewältigen
Für das weitere Wachstum ist das Unternehmen seit Anfang März 2010, dem Zeitpunkt der Inbetriebnahme von XAP.heat, auch informationstechnisch gewappnet. Betriebsleiter Rudolf Eder, für die technischen und wirtschaftlichen Abläufe im Unternehmen verantwortlich, erinnert sich noch genau an den alten Zustand: „Da wir verschiedene Kundengruppen mit höchst individuellen Verträgen betreuen, ist im Laufe der Zeit eine große Tarifvielfalt entstanden. Die im Fernwärmemarkt üblichen Preisgleitklauseln sorgen für zusätzliche Komplexität. Unter diesen Umständen den Überblick zu behalten und alle Abrechnungen korrekt zu erstellen, hat immer mehr Aufwand erfordert und war für mich allein fast nicht mehr zu bewältigen. Deshalb haben wir uns nach einer datenbankbasierten Software umgeschaut. Darin sollten alle Kundeninformationen und Abrechnungsparameter zentral hinterlegt sein, damit es möglich wird, die Arbeit auf mehrere Kräfte zu verteilen.“
Vorteile für Kundenservice und Betriebsführung
Ein externer EDV-Experte hatte Eder auf XAP.heat aufmerksam gemacht. Die Kaufentscheidung sei rasch gefallen: „Die Software ist genau auf die Wärmeabrechnung zugeschnitten und ließ sich flexibel unseren Bedürfnissen anpassen.“ Ihre Vorteile lägen nicht nur in der vereinfachten Verbrauchsabrechnung, sondern sie unterstütze auch den Kundenservice: „Rief früher ein Kunde an und wollte etwas wissen, musste ich die Excel-Tabelle und ggf. weitere Unterlagen suchen. Heute stellt mir die Software die gesuchten Daten sekundenschnell komplett zur Verfügung“, freut sich Eder über spürbare Erleichterung. Dank Statistikmodul bietet XAP.heat auch bei der Betriebsführung wertvolle Unterstützung. „Jetzt gibt es die Möglichkeit, die Jahresabrechnungen der letzten zwei Jahre auszuwerten“, erläutert der Manager. „Damit kann man sich jederzeit einen wirtschaftlichen Gesamtüberblick verschaffen. Ein extrem wichtiger Aspekt und mit ausschlaggebend für unsere Wahl: Denn wenn ein neues Fernwärmeobjekt erschlossen werden soll, wollen beispielsweise die Banken vor der Kreditvergabe über alle wirtschaftlichen Details des Projektes informiert werden. Das können wir heute mit viel weniger Aufwand leisten.“
Neben den kaufmännischen Kundendaten sollen künftig auch die technischen Informationen zur jeweils betroffenen Versorgungsinfrastruktur in XAP.heat gepflegt werden. „Dann kann sich jeder Mitarbeiter in kurzer Zeit einen umfassenden Überblick zu jedem Kunden verschaffen“, freut sich Eder auf noch intensivere Prozessunterstützung. „Keine Frage, mit der neuen Software sind wir in der Lage, unsere Prozesse in hohem Maße zu optimieren.“
Seit ihrer Gründung im Jahr 1999 hat die BioEnergie Taufkirchen GmbH & Co.KG eine erstaunliche Erfolgsgeschichte geschrieben. Heute beliefert das in privater Hand befindliche Unternehmen in mehreren Gemeinden des südlichen Landkreises München über ein 32 km langes Fernwärmenetz rund 250 Kunden mit insgesamt 70 MW Anschlussleistung. Das Kundenspektrum reicht von Einfamilienhäusern über Wohnungsbaugesellschaften bis hin zu kommunalen Einrichtungen und Industriebetrieben.
Das in Kraft-Wärme-Kopplung betriebene Heizkraftwerk verfeuert jährlich rund 100.000 Tonnen Restholz und Hackschnitzel aus der regionalen Forstwirtschaft. Die steigende Biowärmenachfrage – prognostiziert sind mehr als 100 MW Anschlussleistung bis 2013 – soll auch aus geothermischen Quellen gedeckt werden. Die aktuellen politischen Strömungen erzeugen zusätzlichen Rückenwind.
Zunehmender Aufwand nicht mehr zu bewältigen
Für das weitere Wachstum ist das Unternehmen seit Anfang März 2010, dem Zeitpunkt der Inbetriebnahme von XAP.heat, auch informationstechnisch gewappnet. Betriebsleiter Rudolf Eder, für die technischen und wirtschaftlichen Abläufe im Unternehmen verantwortlich, erinnert sich noch genau an den alten Zustand: „Da wir verschiedene Kundengruppen mit höchst individuellen Verträgen betreuen, ist im Laufe der Zeit eine große Tarifvielfalt entstanden. Die im Fernwärmemarkt üblichen Preisgleitklauseln sorgen für zusätzliche Komplexität. Unter diesen Umständen den Überblick zu behalten und alle Abrechnungen korrekt zu erstellen, hat immer mehr Aufwand erfordert und war für mich allein fast nicht mehr zu bewältigen. Deshalb haben wir uns nach einer datenbankbasierten Software umgeschaut. Darin sollten alle Kundeninformationen und Abrechnungsparameter zentral hinterlegt sein, damit es möglich wird, die Arbeit auf mehrere Kräfte zu verteilen.“
Vorteile für Kundenservice und Betriebsführung
Ein externer EDV-Experte hatte Eder auf XAP.heat aufmerksam gemacht. Die Kaufentscheidung sei rasch gefallen: „Die Software ist genau auf die Wärmeabrechnung zugeschnitten und ließ sich flexibel unseren Bedürfnissen anpassen.“ Ihre Vorteile lägen nicht nur in der vereinfachten Verbrauchsabrechnung, sondern sie unterstütze auch den Kundenservice: „Rief früher ein Kunde an und wollte etwas wissen, musste ich die Excel-Tabelle und ggf. weitere Unterlagen suchen. Heute stellt mir die Software die gesuchten Daten sekundenschnell komplett zur Verfügung“, freut sich Eder über spürbare Erleichterung. Dank Statistikmodul bietet XAP.heat auch bei der Betriebsführung wertvolle Unterstützung. „Jetzt gibt es die Möglichkeit, die Jahresabrechnungen der letzten zwei Jahre auszuwerten“, erläutert der Manager. „Damit kann man sich jederzeit einen wirtschaftlichen Gesamtüberblick verschaffen. Ein extrem wichtiger Aspekt und mit ausschlaggebend für unsere Wahl: Denn wenn ein neues Fernwärmeobjekt erschlossen werden soll, wollen beispielsweise die Banken vor der Kreditvergabe über alle wirtschaftlichen Details des Projektes informiert werden. Das können wir heute mit viel weniger Aufwand leisten.“
Neben den kaufmännischen Kundendaten sollen künftig auch die technischen Informationen zur jeweils betroffenen Versorgungsinfrastruktur in XAP.heat gepflegt werden. „Dann kann sich jeder Mitarbeiter in kurzer Zeit einen umfassenden Überblick zu jedem Kunden verschaffen“, freut sich Eder auf noch intensivere Prozessunterstützung. „Keine Frage, mit der neuen Software sind wir in der Lage, unsere Prozesse in hohem Maße zu optimieren.“
