Mit „Standard-FMI“ bietet die Stella Systemhaus GmbH, Dresden, öffentlichen Verwaltungen ein umfangreiches Softwarepaket, um im Dschungel der Fördermittelverwaltung den Überblick zu behalten.
Öffentliche Fördermittel sind begehrt – bei vielen Landes- und Bundesbehörden stehen die Antragsteller Schlange, um in den Genuss von EU-, Bundes- oder Landesmitteln zu kommen. Der Weg vom ersten Antrag bis zur Auszahlung ist dabei oft verschlungen, auch, und gerade für die ausgebende Behörde: Die Mittel müssen transparent verwaltet, verteilt und sämtliche Vorgänge dazu entsprechend dokumentiert werden. Die Stella Systemhaus GmbH, Dresden, beschäftigt sich seit Anfang der 90er Jahre mit IT-Lösungen für die Fördermittelverwaltung und bietet hierfür mit „Standard-FMI“ die derzeit modernste am Markt verfügbare Programm-Suite.
Standard-FMI regelt die gesamte Fördermittel-Bearbeitung vollelektronisch – vom Posteingang bis zum Bescheid und der Bereitstellung von Controllingdaten –und unterstützt zusätzlich die herkömmliche Arbeit mit Papierakten. So werden alle ein- und ausgehenden Dokumente und Vermerke in dem integrierten DOMEA-zertifizierten DMS-Modul abgelegt. Papierdokumente werden gescannt und sind sofort an allen Arbeitsplätzen verfügbar. E-Mails samt Anlagen werden direkt in Microsoft Outlook zum jeweiligen Vorgang registriert sowie Termine und Wiedervorlagen überwacht. Außerdem unterstützt Standard-FMI den einfachen Datenaustausch mit anderen Behörden.
Jeder Antrag gelangt mit seinen Metadaten (Adresse, Betreff etc.) zunächst in das integrierte DMS-Modul von FMI. Dort werden sämtliche im Zusammenhang mit der Fördermittelausgabe entstehenden Dokumente samt ihren Bearbeitungsständen revisionssicher archiviert: Anträge mit Anlagen, Eingangsbestätigungen, interne Vermerke, Gutachten, Bescheide, Verwendungsnachweise, Auszahlungsanordnungen und vieles mehr.
Die Antragsdaten werden von FMI verwaltet und aus diesem Datenbestand heraus alle Standardschreiben generiert. Zum Drucken einer Eingangsbestätigung etwa genügen wenige Mausklicks, da einfach zu bedienende Druckmechanismen und Druckvorlagen verwendet werden. Das Programm führt sowohl die Berechnung von Zuschüssen automatisch durch wie auch die Bewirtschaftung (Verwaltung von Erst-, Nach- und Umbewilligungen, Kürzungen etc.) und die Mittelverwaltung (Aus- und Rückzahlungen, Stornierungen, Rückforderungen). Unterstützt wird zudem die Kommunikation mit der Kasse.
Durch den automatisierten Datenexport in ein landeseigenes Controlling-System und den effektiven Datenaustausch mit anderen Behörden ermöglicht es Standard-FMI, aktuelle Informationen über die Höhe des beantragten Fördervolumens, den Stand der Antragsbearbeitung, die Vergabe der Mittel usw. kurzfristig verschiedenen Leitungsebenen zur Verfügung zu stellen. Dazu gehören neben den bekannten zyklischen Pflichtmeldungen auch kurzfristige Berichterstattungen und Statistiken, zu deren Erstellung ein umfangreiches Datenmaterial benötigt wird. Als einziges System am Markt generiert Standard-FMI dabei ein die EU-Anforderungen erfüllendes Meldefile (EU-Flatfile entsprechend Verordnung (EG) 1260/1999) für kofinanzierte Fördervorhaben.
Die Vorteile für die Behörde: Anträge werden schneller und kosteneffizienter bearbeitet sowie die gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der Dokumentation des Verwaltungshandelns und revisionssicherer Aufbewahrung elektronischer Dokumente erfüllt. Vor allem steigen Qualität und Transparenz bei der Vorgangsbearbeitung, denn sämtliche Informationen stehen als elektronische Akte an allen zugriffsberechtigten Arbeitsplätzen jederzeit zur Sichtung und Bearbeitung bereit. Die fachliche Kompetenz wird somit auf mehr Mitarbeiter verteilt.
Nicht immer ist ein komplexes System für die Verwaltung von Fördermitteln notwendig und realistisch, so die Erfahrungen der Stella Systemhaus GmbH aus den letzten Jahren. Oft gibt es eine Vielzahl von Antragstellern mit einem geringen Fördervolumen. Diese trotzdem effizient zu verwalten, gelingt mit Standard-FMI.
Öffentliche Fördermittel sind begehrt – bei vielen Landes- und Bundesbehörden stehen die Antragsteller Schlange, um in den Genuss von EU-, Bundes- oder Landesmitteln zu kommen. Der Weg vom ersten Antrag bis zur Auszahlung ist dabei oft verschlungen, auch, und gerade für die ausgebende Behörde: Die Mittel müssen transparent verwaltet, verteilt und sämtliche Vorgänge dazu entsprechend dokumentiert werden. Die Stella Systemhaus GmbH, Dresden, beschäftigt sich seit Anfang der 90er Jahre mit IT-Lösungen für die Fördermittelverwaltung und bietet hierfür mit „Standard-FMI“ die derzeit modernste am Markt verfügbare Programm-Suite.
Standard-FMI regelt die gesamte Fördermittel-Bearbeitung vollelektronisch – vom Posteingang bis zum Bescheid und der Bereitstellung von Controllingdaten –und unterstützt zusätzlich die herkömmliche Arbeit mit Papierakten. So werden alle ein- und ausgehenden Dokumente und Vermerke in dem integrierten DOMEA-zertifizierten DMS-Modul abgelegt. Papierdokumente werden gescannt und sind sofort an allen Arbeitsplätzen verfügbar. E-Mails samt Anlagen werden direkt in Microsoft Outlook zum jeweiligen Vorgang registriert sowie Termine und Wiedervorlagen überwacht. Außerdem unterstützt Standard-FMI den einfachen Datenaustausch mit anderen Behörden.
Jeder Antrag gelangt mit seinen Metadaten (Adresse, Betreff etc.) zunächst in das integrierte DMS-Modul von FMI. Dort werden sämtliche im Zusammenhang mit der Fördermittelausgabe entstehenden Dokumente samt ihren Bearbeitungsständen revisionssicher archiviert: Anträge mit Anlagen, Eingangsbestätigungen, interne Vermerke, Gutachten, Bescheide, Verwendungsnachweise, Auszahlungsanordnungen und vieles mehr.
Die Antragsdaten werden von FMI verwaltet und aus diesem Datenbestand heraus alle Standardschreiben generiert. Zum Drucken einer Eingangsbestätigung etwa genügen wenige Mausklicks, da einfach zu bedienende Druckmechanismen und Druckvorlagen verwendet werden. Das Programm führt sowohl die Berechnung von Zuschüssen automatisch durch wie auch die Bewirtschaftung (Verwaltung von Erst-, Nach- und Umbewilligungen, Kürzungen etc.) und die Mittelverwaltung (Aus- und Rückzahlungen, Stornierungen, Rückforderungen). Unterstützt wird zudem die Kommunikation mit der Kasse.
Durch den automatisierten Datenexport in ein landeseigenes Controlling-System und den effektiven Datenaustausch mit anderen Behörden ermöglicht es Standard-FMI, aktuelle Informationen über die Höhe des beantragten Fördervolumens, den Stand der Antragsbearbeitung, die Vergabe der Mittel usw. kurzfristig verschiedenen Leitungsebenen zur Verfügung zu stellen. Dazu gehören neben den bekannten zyklischen Pflichtmeldungen auch kurzfristige Berichterstattungen und Statistiken, zu deren Erstellung ein umfangreiches Datenmaterial benötigt wird. Als einziges System am Markt generiert Standard-FMI dabei ein die EU-Anforderungen erfüllendes Meldefile (EU-Flatfile entsprechend Verordnung (EG) 1260/1999) für kofinanzierte Fördervorhaben.
Die Vorteile für die Behörde: Anträge werden schneller und kosteneffizienter bearbeitet sowie die gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der Dokumentation des Verwaltungshandelns und revisionssicherer Aufbewahrung elektronischer Dokumente erfüllt. Vor allem steigen Qualität und Transparenz bei der Vorgangsbearbeitung, denn sämtliche Informationen stehen als elektronische Akte an allen zugriffsberechtigten Arbeitsplätzen jederzeit zur Sichtung und Bearbeitung bereit. Die fachliche Kompetenz wird somit auf mehr Mitarbeiter verteilt.
Nicht immer ist ein komplexes System für die Verwaltung von Fördermitteln notwendig und realistisch, so die Erfahrungen der Stella Systemhaus GmbH aus den letzten Jahren. Oft gibt es eine Vielzahl von Antragstellern mit einem geringen Fördervolumen. Diese trotzdem effizient zu verwalten, gelingt mit Standard-FMI.
