Vor einer Besprechung schnell noch einen Blick in einen Lebenslauf oder ein Zeugnis werfen – das ist jetzt fuer die Personaler der Landesbank Berlin AG (vormals Bankgesellschaft Berlin) per Mausklick moeglich: Saemtliche Dokumente der Personalakte stehen in Sekundenschnelle zur Verfuegung. Dafuer sorgt das Projekt „digitale Personalakte“, das die Bank mit Hilfe der TDS umsetzen wird. Zudem hat TDS im Rahmen eines auf fuenf Jahre angelegten Vertrages den Zuschlag fuer die Verwaltung der digitalen Personalakte der Landesbank Berlin erhalten. Die dazu benoetigte Software betreibt TDS in ihrem Rechenzentrum in Neckarsulm. Dort haelt sie saemtliche Dokumente in elektronischer Form vor, die Bankmitarbeiter greifen darauf einfach ueber eine gesicherte Verbindung per Browser zu.
Gleichzeitig verlaengert die Bank den laufenden Gesamtvertrag fuer das Outsourcing mit TDS um weitere zwei Jahre: Der Dienstleister hatte bereits 2003 die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die komplette Personaladministration fuer die Bankengruppe uebernommen. Seit April dieses Jahres liegt auch die Berechnung der Betriebsrenten und Rentenanwartschaften fuer die 8.000 Bankangestellten und 4.000 Pensionaere in den Haenden des Spezialisten fuer HR Business Process Outsourcing.
Aktenberge und –regale waren gestern
Insgesamt wird TDS fuer die Landesbank Berlin ca. 26.000 Personalakten in die digitale Form ueberfuehren. Hinzu kommt die Digitalisierung der taeglich eingehenden Dokumente und deren Ablage in die neuen elektronischen Akten. Bei der Einfuehrung des Projekts greift das Geldinstitut auf die Expertise der TDS-Berater zurueck, die sowohl in der IT- als auch der HR-Welt zu Hause sind. Sie richten die Registerstruktur fuer die verschiedenen Klassen von Personaldokumenten wie zum Beispiel Bewerbungsunterlagen, Vertraege oder Fortbildungen ein. Zudem bauen die Berater der TDS eine Berechtigungsstruktur auf, die genau regelt, wer auf welche Daten zugreifen oder diese gar veraendern kann und die Notwendigkeiten der Bank beruecksichtigt.
Personalinformationen im Sekundentakt
„Mit der digitalen Personalakte sparen unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehr viel Zeit, denn sie muessen jetzt Dokumente, die sie einsehen oder bearbeiten wollen, nicht erst heraussuchen, sondern sie greifen direkt darauf zu“, erklaert Jan Zeidler, bei der Landesbank Berlin zustaendig fuer Dienstleistersteuerung und Fachprojekte. „Jetzt koennen sogar mehrere Kollegen gleichzeitig ein Dokument lesen.“
Tendenz bei den Kosten: fallend
Vorteile ergeben sich fuer das Geldinstitut auch auf der finanziellen Seite: Dies faengt bei der Kostentransparenz an, die durch ein Abrechnungsmodell auf Basis des Dokumentenvolumens hergestellt wird. „Die Archivierung elektronischer Akten im Vergleich zu Papierakten ist natuerlich kostenguenstiger“, erlaeutert Jan Zeidler. „Essentiell ist fuer uns aber auch, dass die Archivierung der Akten saemtlichen Anforderungen des Datenschutzes entspricht. TDS orientiert sich streng an den gesetzlichen Anforderungen wie zum Beispiel GoBS (Grundsaetze ordnungsgemaesser DV-gestuetzter Buchfuehrungssysteme).“
TDS: eine sichere Investition
Der Umgang mit Personaldaten ist Vertrauenssache. „Bei TDS wissen wir unsere sensiblen Daten in guten Haenden“, erklaert Jan Zeidler. Das nach ISO 27001 ausgelegte Rechenzentrum des Dienstleisters sorgt fuer maximale Datensicherheit und –integritaet. Auch beim Zugriff auf die digitale Personalakte ueber eine Standleitung gehen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Landesbank Berlin auf Nummer sicher.
Gleichzeitig verlaengert die Bank den laufenden Gesamtvertrag fuer das Outsourcing mit TDS um weitere zwei Jahre: Der Dienstleister hatte bereits 2003 die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die komplette Personaladministration fuer die Bankengruppe uebernommen. Seit April dieses Jahres liegt auch die Berechnung der Betriebsrenten und Rentenanwartschaften fuer die 8.000 Bankangestellten und 4.000 Pensionaere in den Haenden des Spezialisten fuer HR Business Process Outsourcing.
Aktenberge und –regale waren gestern
Insgesamt wird TDS fuer die Landesbank Berlin ca. 26.000 Personalakten in die digitale Form ueberfuehren. Hinzu kommt die Digitalisierung der taeglich eingehenden Dokumente und deren Ablage in die neuen elektronischen Akten. Bei der Einfuehrung des Projekts greift das Geldinstitut auf die Expertise der TDS-Berater zurueck, die sowohl in der IT- als auch der HR-Welt zu Hause sind. Sie richten die Registerstruktur fuer die verschiedenen Klassen von Personaldokumenten wie zum Beispiel Bewerbungsunterlagen, Vertraege oder Fortbildungen ein. Zudem bauen die Berater der TDS eine Berechtigungsstruktur auf, die genau regelt, wer auf welche Daten zugreifen oder diese gar veraendern kann und die Notwendigkeiten der Bank beruecksichtigt.
Personalinformationen im Sekundentakt
„Mit der digitalen Personalakte sparen unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehr viel Zeit, denn sie muessen jetzt Dokumente, die sie einsehen oder bearbeiten wollen, nicht erst heraussuchen, sondern sie greifen direkt darauf zu“, erklaert Jan Zeidler, bei der Landesbank Berlin zustaendig fuer Dienstleistersteuerung und Fachprojekte. „Jetzt koennen sogar mehrere Kollegen gleichzeitig ein Dokument lesen.“
Tendenz bei den Kosten: fallend
Vorteile ergeben sich fuer das Geldinstitut auch auf der finanziellen Seite: Dies faengt bei der Kostentransparenz an, die durch ein Abrechnungsmodell auf Basis des Dokumentenvolumens hergestellt wird. „Die Archivierung elektronischer Akten im Vergleich zu Papierakten ist natuerlich kostenguenstiger“, erlaeutert Jan Zeidler. „Essentiell ist fuer uns aber auch, dass die Archivierung der Akten saemtlichen Anforderungen des Datenschutzes entspricht. TDS orientiert sich streng an den gesetzlichen Anforderungen wie zum Beispiel GoBS (Grundsaetze ordnungsgemaesser DV-gestuetzter Buchfuehrungssysteme).“
TDS: eine sichere Investition
Der Umgang mit Personaldaten ist Vertrauenssache. „Bei TDS wissen wir unsere sensiblen Daten in guten Haenden“, erklaert Jan Zeidler. Das nach ISO 27001 ausgelegte Rechenzentrum des Dienstleisters sorgt fuer maximale Datensicherheit und –integritaet. Auch beim Zugriff auf die digitale Personalakte ueber eine Standleitung gehen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Landesbank Berlin auf Nummer sicher.
