Das Möbelhaus WEKO hat es mit der Portallösung Intrexx Xtreme geschafft, die internen Abläufe erheblich flexibler und effizienter abzuwickeln. Von der Kinderbetreuung über die Warenwirtschaft bis zur Wissensdatenbank wird inzwischen alles online über das Portal abgewickelt.
Der Name WEKO steht in Bayern für hochwertige Möbel und besten Service. Damit das Unternehmen mit den zwei Standorten in Bayern Konkurrenzmärkte wie Ikea oder Porta hinter sich lassen kann, ist eine sehr gute Koordination aller internen Abläufe notwendig. Dazu dient den mehr als 850 WEKO-Mitarbeitern ein Portal, über welches alle miteinander vernetzt sind und Prozesse wie auch Verwaltungsaufgaben abgewickelt werden.
Das Portal wurde im Jahr 2002 eingerichtet mit dem Ziel, ein Ticketsystem für den EDV-Support anzubieten. Über eine Abbildung von Geschäftsprozessen durch das Intranet hatte man zu diesem Zeitpunkt noch nicht nachgedacht. Heute - 5 Jahre später - möchte bei WEKO niemand mehr auf das Portal verzichten. Bei den täglichen Abläufen im Möbelhaus ist es inzwischen fest integriert. Das Portal bildet die Bereiche Verkauf, Lager, Verwaltung und Geschäftsleitung ab. Die Anwendungen sind dabei sehr breit gefächert und Daten werden zwischen den einzelnen Applikationen ausgetauscht. Über das interne Bestellwesen im Portal kann beispielsweise jeder Mitarbeiter seine eigenen Büromaterialien bestellen. Das Modul ist an das interne Berichtswesen angeschlossen, sodass sich automatisch Auswertungen ziehen lassen.
Wesentlich vereinfacht wurde auch die Kundenbetreuung durch das Intrexx-Portal: Firmenkunden erhalten bei WEKO Sonderkonditionen. Früher war es sehr aufwändig, diese Daten jeder Abteilung im Möbelhaus zukommen zu lassen. Heute sind diese im System hinterlegt. So ist jetzt sofort überprüfbar, für welchen Kunden welche Konditionen gelten, auch wenn dieser seinen Beleg nicht dabei hat.
Für Mitarbeiter gibt es im Portal ein Seminarsystem: Die User können angebotene Seminare einsehen und sich selbstständig dazu anmelden. Nach der Teilnahme geht automatisch eine Info an die Personalabteilung und eine Bewertungs-Aufforderung an die Mitarbeiter. Ebenso managen die Mitarbeiter ihre Besprechungen über das Portal: Protokolle werden dort angelegt, Besprechungspunkte mit Wiedervorlagefunktion versehen und die Aufgaben an die Zuständigen verteilt. Automatische Erinnerungen sorgen hier für die termingerechte Erledigung. Über eine Wissensdatenbank kann jeder Mitarbeiter sein Know-how festhalten und es damit anderen verfügbar machen. Themen sind z.B. "Was muss bei der Einlösung eines Gutscheins im Restaurant beachtet werden?" oder Hinweise für neue Mitarbeiter.
Die Warenwirtschaft profitiert von dem Portal durch eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten: So werden etwa der Anlieferungszeitpunkt, die Entladedauer, Beschädigungen und Kosten erfasst. All diese Informationen fließen in eine umfangreiche Lieferantenbewertung ein, die den Einkäufern bei den nächsten Verhandlungen sehr nützlich ist. Die Einkäufer können zudem Fotos von besuchten Messen im Portal hochladen. Da diese mit einem Gültigkeitsdatum versehen sind, werden sie nach Ablauf automatisch durch einen hinterlegten Prozess entfernt und belegen nicht unnötig Speicherplatz. "Der Prozess Manager von Intrexx hat sich bei uns schon vielfach bewährt. Abläufe können damit unglaublich schnell und unkompliziert im Portal abgebildet werden. Das hat sicher schon so manchem viel Arbeit und Nerven gespart", so Thomas Hofbauer, CIO bei WEKO.
Eine neue Anwendung ist derzeit in Planung: Auch WEKO bietet eine Kinderbetreuung während des Einkaufes an. Doch wie lässt sich nachvollziehen, dass die Kinder auch von den richtigen Personen abgeholt werden? Daher sollen Eltern demnächst ihre Kinder mit der Kundenkarte "einchecken", auf welcher alle relevanten Daten hinterlegt sind. Bei der Abholung wird dies auch wieder über die Kundenkarte ins System übermittelt. Später lässt sich dann auswerten, zu welchen Zeiten die Kinderbetreuung besonders ausgelastet ist und wie oft Eltern ihre Kinder abgeben.
Das Portal wird bei WEKO so gut genutzt, dass sich die Frage nach dessen Akzeptanz nie gestellt hat. Laut Thomas Hofbauer gibt es dafür drei entscheidende Ursachen: "Bei der Erstellung neuer Applikationen stellen wir uns die Anforderung, dass diese IT-gestützte Anwendung eine wirkliche Erleichterung zu vorher darstellen muss. Zudem geben wir den Usern immer 5-6 klare Vorteile an die Hand und beziehen wichtige Schlüsselpersonen wie die Geschäftsleitung und andere Entscheidungsträger von Anfang an mit ein." Das Erfolgsrezept scheint aufzugehen: In den letzten Jahren ist WEKO stetig gewachsen und hat damit den Sprung zum IT-gesteuerten Warenhaus meisterhaft bewältigt.
Über WEKO
In der Unternehmensgruppe sind insgesamt 850 Mitarbeiter beschäftigt. WEKO arbeitet nicht nur permanent an der Optimierung der Ausstellung und Präsentation, sondern investiert nach wie vor in die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter und in ein hohes Qualitätsdenken. Wie sehr sich diese Investitionen auszahlen zeigen die aktuellen Platzierungen in den Kundenspiegeln von Passau, Deggendorf und Rosenheim. In allen drei Städten ist WEKO von den befragten Kunden zum besten Einrichtungshaus der jeweiligen Region gewählt worden. Das WEKO-Gebäude in Pfarrkirchen umfasst 68.000 m² Betriebsfläche, das entspricht einer Fläche von etwa 10 Fußballfeldern. In 47 Fachabteilungen werden über 100.000 verschiedene Artikel ständig im Sortiment geführt. Mit dem Einrichtungshaus in Rosenheim kommen weitere 30.000 m² Ausstellungsfläche dazu. Die Betriebsfläche entspricht der des Pfarrkirchner Hauses, rund 70.000 m².
Mehr Informationen finden Sie unter www.weko.com.
Der Name WEKO steht in Bayern für hochwertige Möbel und besten Service. Damit das Unternehmen mit den zwei Standorten in Bayern Konkurrenzmärkte wie Ikea oder Porta hinter sich lassen kann, ist eine sehr gute Koordination aller internen Abläufe notwendig. Dazu dient den mehr als 850 WEKO-Mitarbeitern ein Portal, über welches alle miteinander vernetzt sind und Prozesse wie auch Verwaltungsaufgaben abgewickelt werden.
Das Portal wurde im Jahr 2002 eingerichtet mit dem Ziel, ein Ticketsystem für den EDV-Support anzubieten. Über eine Abbildung von Geschäftsprozessen durch das Intranet hatte man zu diesem Zeitpunkt noch nicht nachgedacht. Heute - 5 Jahre später - möchte bei WEKO niemand mehr auf das Portal verzichten. Bei den täglichen Abläufen im Möbelhaus ist es inzwischen fest integriert. Das Portal bildet die Bereiche Verkauf, Lager, Verwaltung und Geschäftsleitung ab. Die Anwendungen sind dabei sehr breit gefächert und Daten werden zwischen den einzelnen Applikationen ausgetauscht. Über das interne Bestellwesen im Portal kann beispielsweise jeder Mitarbeiter seine eigenen Büromaterialien bestellen. Das Modul ist an das interne Berichtswesen angeschlossen, sodass sich automatisch Auswertungen ziehen lassen.
Wesentlich vereinfacht wurde auch die Kundenbetreuung durch das Intrexx-Portal: Firmenkunden erhalten bei WEKO Sonderkonditionen. Früher war es sehr aufwändig, diese Daten jeder Abteilung im Möbelhaus zukommen zu lassen. Heute sind diese im System hinterlegt. So ist jetzt sofort überprüfbar, für welchen Kunden welche Konditionen gelten, auch wenn dieser seinen Beleg nicht dabei hat.
Für Mitarbeiter gibt es im Portal ein Seminarsystem: Die User können angebotene Seminare einsehen und sich selbstständig dazu anmelden. Nach der Teilnahme geht automatisch eine Info an die Personalabteilung und eine Bewertungs-Aufforderung an die Mitarbeiter. Ebenso managen die Mitarbeiter ihre Besprechungen über das Portal: Protokolle werden dort angelegt, Besprechungspunkte mit Wiedervorlagefunktion versehen und die Aufgaben an die Zuständigen verteilt. Automatische Erinnerungen sorgen hier für die termingerechte Erledigung. Über eine Wissensdatenbank kann jeder Mitarbeiter sein Know-how festhalten und es damit anderen verfügbar machen. Themen sind z.B. "Was muss bei der Einlösung eines Gutscheins im Restaurant beachtet werden?" oder Hinweise für neue Mitarbeiter.
Die Warenwirtschaft profitiert von dem Portal durch eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten: So werden etwa der Anlieferungszeitpunkt, die Entladedauer, Beschädigungen und Kosten erfasst. All diese Informationen fließen in eine umfangreiche Lieferantenbewertung ein, die den Einkäufern bei den nächsten Verhandlungen sehr nützlich ist. Die Einkäufer können zudem Fotos von besuchten Messen im Portal hochladen. Da diese mit einem Gültigkeitsdatum versehen sind, werden sie nach Ablauf automatisch durch einen hinterlegten Prozess entfernt und belegen nicht unnötig Speicherplatz. "Der Prozess Manager von Intrexx hat sich bei uns schon vielfach bewährt. Abläufe können damit unglaublich schnell und unkompliziert im Portal abgebildet werden. Das hat sicher schon so manchem viel Arbeit und Nerven gespart", so Thomas Hofbauer, CIO bei WEKO.
Eine neue Anwendung ist derzeit in Planung: Auch WEKO bietet eine Kinderbetreuung während des Einkaufes an. Doch wie lässt sich nachvollziehen, dass die Kinder auch von den richtigen Personen abgeholt werden? Daher sollen Eltern demnächst ihre Kinder mit der Kundenkarte "einchecken", auf welcher alle relevanten Daten hinterlegt sind. Bei der Abholung wird dies auch wieder über die Kundenkarte ins System übermittelt. Später lässt sich dann auswerten, zu welchen Zeiten die Kinderbetreuung besonders ausgelastet ist und wie oft Eltern ihre Kinder abgeben.
Das Portal wird bei WEKO so gut genutzt, dass sich die Frage nach dessen Akzeptanz nie gestellt hat. Laut Thomas Hofbauer gibt es dafür drei entscheidende Ursachen: "Bei der Erstellung neuer Applikationen stellen wir uns die Anforderung, dass diese IT-gestützte Anwendung eine wirkliche Erleichterung zu vorher darstellen muss. Zudem geben wir den Usern immer 5-6 klare Vorteile an die Hand und beziehen wichtige Schlüsselpersonen wie die Geschäftsleitung und andere Entscheidungsträger von Anfang an mit ein." Das Erfolgsrezept scheint aufzugehen: In den letzten Jahren ist WEKO stetig gewachsen und hat damit den Sprung zum IT-gesteuerten Warenhaus meisterhaft bewältigt.
Über WEKO
In der Unternehmensgruppe sind insgesamt 850 Mitarbeiter beschäftigt. WEKO arbeitet nicht nur permanent an der Optimierung der Ausstellung und Präsentation, sondern investiert nach wie vor in die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter und in ein hohes Qualitätsdenken. Wie sehr sich diese Investitionen auszahlen zeigen die aktuellen Platzierungen in den Kundenspiegeln von Passau, Deggendorf und Rosenheim. In allen drei Städten ist WEKO von den befragten Kunden zum besten Einrichtungshaus der jeweiligen Region gewählt worden. Das WEKO-Gebäude in Pfarrkirchen umfasst 68.000 m² Betriebsfläche, das entspricht einer Fläche von etwa 10 Fußballfeldern. In 47 Fachabteilungen werden über 100.000 verschiedene Artikel ständig im Sortiment geführt. Mit dem Einrichtungshaus in Rosenheim kommen weitere 30.000 m² Ausstellungsfläche dazu. Die Betriebsfläche entspricht der des Pfarrkirchner Hauses, rund 70.000 m².
Mehr Informationen finden Sie unter www.weko.com.
