Während einige Gemeinden den Etat bei weitem überschreiten, arbeiten andere sehr effizient. Die Gemeinde Ittigen stellt als Sieger dar, wie sich erhebliche IT-Kosten einsparen lassen.
Laut einer im Jahr 2006 durchgeführten Umfrage unter Schweizer Gemeinden meistert nur etwa ein Drittel der Befragten das Internetzeitalter effizient. Einige liegen mehr als 30% über den geplanten Kosten, andere dagegen betreiben ein sehr genaues Kostenmanagement. Fast die Hälfte ihres Budgets geben die Gemeinden dabei für Software aus. Mangels genauer Kenntnisse des Marktes setzen viele Gemeinden auf die bekannten Software-Anbieter und übersehen dabei, dass oftmals Wettbewerber die gleiche Leistung zu einem weitaus günstigeren Preis anbieten. Mehr als die Hälfte der Gemeinden verzichtet darauf, bei der Suche nach dem geeigneten Software-Anbieter den Auftrag auszuschreiben.
"Zwei Drittel der befragten Gemeinden haben im IT-Bereich Optimierungspotenzial", sagt der FDM&M-Geschäftsleiter Oliver Fiechter. Die Beratungsfirma berechnete einen Effizienzindikator, der angibt wie sinnvoll die Gemeinden ihre IT-Investitionen nutzen. Für die Auswertung der Studie wurden zwei Gruppen, getrennt nach der Einwohnerzahl gebildet. Gemessen wurde das IT-Budget, die Zahl der Mitarbeitenden und der PC-Arbeitsplätze, die Einwohnerzahl, die Höhe der ungeplanten Kosten, die Effizienz der Ausgaben für Software und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit den gewählten Software-Programmen.
Ihr IT-Budget geben die Gemeinden zu 14 Prozent für die Netzwerkinfrastruktur, zu 22 Prozent für die Hardware, zu 17 Prozent für Personal und gut 47 Prozent für Software aus.
Unter den Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnern belegte die Gemeinde Ittigen den ersten Platz. Sie sieht den Einsatz möglichst standardisierter Produkte als Erfolgsfaktor an: "Durch den Einsatz von Standardsoftware laufen uns die Kosten nicht aus dem Ruder, die Leistungen lassen sich im vornherein genau kalkulieren", bemerkt Markus Moog, IT-Leiter der Gemeinde Ittigen. So verwendet die Gemeinde beispielsweise ein Portal, das mit der Standardsoftware Intrexx Xtreme des Herstellers United Planet aufgebaut wurde. "Die Kosten für dieses Portal waren vergleichsweise gering und durch zahlreiche fertige Vorlagen war es nicht notwendig das Rad neu zu erfinden", so Gregory Roth aus der IT-Abteilung. Mittlerweile führt die Gemeinde über das Portal Raumreservierungen, Protokollverwaltung, Abwesenheitskalender, die Buchung und Verwaltung von Dienstfahrzeugen, Dokumentenmanagement und vieles mehr aus. Mittels Zugriff auf die Verwaltungs-Datenbank werden stets die aktuellen Kennzahlen in das Portal übermittelt. Bereits mit diesen Anwendungen hat die Gemeinde Ittigen einen enormen Verwaltungsaufwand eingespart.
Der IT-Abteilung von Markus Moog und Gregory Roth gingen jedoch selbst diese Anwendungen noch nicht weit genug. Sie erstellten mit Intrexx Xtreme eine Anwendung zur Verwaltung von EDV-Inventar: Darin werden alle Komponenten, die im Dienstleistungszentrum der Gemeinde eingesetzt werden, mit ihren technischen Merkmalen, Seriennummer, Anschaffungsdatum und Arbeitsplatz erfasst. So kann das Team bei internen Anfragen oder Problemen sofort erkennen, um welches Gerät es sich handelt, ob die Garantiezeit noch gilt oder welche Fehler bereits in der Vergangenheit aufgetreten sind. Damit werden die Anfragen an die IT-Abteilung deutlich schneller und effizienter bearbeitet. Dank der Exportfunktion können außerdem sämtliche Geräte mittels Seriendruck beschriftet werden. Diese Inventarverwaltung innerhalb des Portals löste eine bestehende Software ab, wodurch jährliche Kosten eingespart werden. Mit einem weiteren Modul wird die Passwortverwaltung durchgeführt, die wiederum deutlichen Arbeitsaufwand einspart. Jedoch nicht nur IT-relevante Themen bildet das Portal ab, auch Umweltrichtlinien werden bei der Gemeinde Ittigen in Form eines Managementsystems vorbildlich verwaltet: Die Schweizerische Vereinigung für Qualitäts- und Managementsysteme stellte der Gemeinde das SQS-Zertifikat ISO 14001:2004 aus, welches bescheinigt, dass das bestehende Managementsystem den hohen Anforderungen der Vereinigung entspricht.
Neben der Einhaltung aller Richtlinien und Optimierung von Prozessen sorgt das Portal bei der Gemeinde Ittigen auch für eine gute Arbeitsatmosphäre: Über die Applikation "News" werden die Mitarbeitenden immer auf dem Laufenden gehalten. Es wird über besondere Anlässe und Feiern informiert und neue Mitarbeitende werden gebührend vorgestellt.
Damit liegt die Gemeinde Ittigen weit vor vielen anderen Dörfern und Städten, die es jahrelang verpasst haben, sich um eine elektronische Aufrüstung ihrer Verwaltung zu kümmern. Das Beispiel macht jedoch deutlich, dass weder Zauberei noch ein Mammutprojekt notwendig sind. Zur optimierten IT-Strategie gehören einfach eine geeignete Software und der Mut zur Umsetzung.
Laut einer im Jahr 2006 durchgeführten Umfrage unter Schweizer Gemeinden meistert nur etwa ein Drittel der Befragten das Internetzeitalter effizient. Einige liegen mehr als 30% über den geplanten Kosten, andere dagegen betreiben ein sehr genaues Kostenmanagement. Fast die Hälfte ihres Budgets geben die Gemeinden dabei für Software aus. Mangels genauer Kenntnisse des Marktes setzen viele Gemeinden auf die bekannten Software-Anbieter und übersehen dabei, dass oftmals Wettbewerber die gleiche Leistung zu einem weitaus günstigeren Preis anbieten. Mehr als die Hälfte der Gemeinden verzichtet darauf, bei der Suche nach dem geeigneten Software-Anbieter den Auftrag auszuschreiben.
"Zwei Drittel der befragten Gemeinden haben im IT-Bereich Optimierungspotenzial", sagt der FDM&M-Geschäftsleiter Oliver Fiechter. Die Beratungsfirma berechnete einen Effizienzindikator, der angibt wie sinnvoll die Gemeinden ihre IT-Investitionen nutzen. Für die Auswertung der Studie wurden zwei Gruppen, getrennt nach der Einwohnerzahl gebildet. Gemessen wurde das IT-Budget, die Zahl der Mitarbeitenden und der PC-Arbeitsplätze, die Einwohnerzahl, die Höhe der ungeplanten Kosten, die Effizienz der Ausgaben für Software und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit den gewählten Software-Programmen.
Ihr IT-Budget geben die Gemeinden zu 14 Prozent für die Netzwerkinfrastruktur, zu 22 Prozent für die Hardware, zu 17 Prozent für Personal und gut 47 Prozent für Software aus.
Unter den Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnern belegte die Gemeinde Ittigen den ersten Platz. Sie sieht den Einsatz möglichst standardisierter Produkte als Erfolgsfaktor an: "Durch den Einsatz von Standardsoftware laufen uns die Kosten nicht aus dem Ruder, die Leistungen lassen sich im vornherein genau kalkulieren", bemerkt Markus Moog, IT-Leiter der Gemeinde Ittigen. So verwendet die Gemeinde beispielsweise ein Portal, das mit der Standardsoftware Intrexx Xtreme des Herstellers United Planet aufgebaut wurde. "Die Kosten für dieses Portal waren vergleichsweise gering und durch zahlreiche fertige Vorlagen war es nicht notwendig das Rad neu zu erfinden", so Gregory Roth aus der IT-Abteilung. Mittlerweile führt die Gemeinde über das Portal Raumreservierungen, Protokollverwaltung, Abwesenheitskalender, die Buchung und Verwaltung von Dienstfahrzeugen, Dokumentenmanagement und vieles mehr aus. Mittels Zugriff auf die Verwaltungs-Datenbank werden stets die aktuellen Kennzahlen in das Portal übermittelt. Bereits mit diesen Anwendungen hat die Gemeinde Ittigen einen enormen Verwaltungsaufwand eingespart.
Der IT-Abteilung von Markus Moog und Gregory Roth gingen jedoch selbst diese Anwendungen noch nicht weit genug. Sie erstellten mit Intrexx Xtreme eine Anwendung zur Verwaltung von EDV-Inventar: Darin werden alle Komponenten, die im Dienstleistungszentrum der Gemeinde eingesetzt werden, mit ihren technischen Merkmalen, Seriennummer, Anschaffungsdatum und Arbeitsplatz erfasst. So kann das Team bei internen Anfragen oder Problemen sofort erkennen, um welches Gerät es sich handelt, ob die Garantiezeit noch gilt oder welche Fehler bereits in der Vergangenheit aufgetreten sind. Damit werden die Anfragen an die IT-Abteilung deutlich schneller und effizienter bearbeitet. Dank der Exportfunktion können außerdem sämtliche Geräte mittels Seriendruck beschriftet werden. Diese Inventarverwaltung innerhalb des Portals löste eine bestehende Software ab, wodurch jährliche Kosten eingespart werden. Mit einem weiteren Modul wird die Passwortverwaltung durchgeführt, die wiederum deutlichen Arbeitsaufwand einspart. Jedoch nicht nur IT-relevante Themen bildet das Portal ab, auch Umweltrichtlinien werden bei der Gemeinde Ittigen in Form eines Managementsystems vorbildlich verwaltet: Die Schweizerische Vereinigung für Qualitäts- und Managementsysteme stellte der Gemeinde das SQS-Zertifikat ISO 14001:2004 aus, welches bescheinigt, dass das bestehende Managementsystem den hohen Anforderungen der Vereinigung entspricht.
Neben der Einhaltung aller Richtlinien und Optimierung von Prozessen sorgt das Portal bei der Gemeinde Ittigen auch für eine gute Arbeitsatmosphäre: Über die Applikation "News" werden die Mitarbeitenden immer auf dem Laufenden gehalten. Es wird über besondere Anlässe und Feiern informiert und neue Mitarbeitende werden gebührend vorgestellt.
Damit liegt die Gemeinde Ittigen weit vor vielen anderen Dörfern und Städten, die es jahrelang verpasst haben, sich um eine elektronische Aufrüstung ihrer Verwaltung zu kümmern. Das Beispiel macht jedoch deutlich, dass weder Zauberei noch ein Mammutprojekt notwendig sind. Zur optimierten IT-Strategie gehören einfach eine geeignete Software und der Mut zur Umsetzung.
