Immer noch ist "face to face" die erfolgversprechendste Art, Kontakte zu knüpfen und zu pflegen. Und wo kann man das besser als auf Messen. Aber Messebeteiligungen sind teuer - oft zu teuer für kleine und mittelständische Unternehmen. Denn die Kosten einer Messe enden ja nicht bei der Standmiete. Es muß eine Standausstattung her und die Zusatzkosten für Personal, Hotel und Anreise kann man auch nicht wegdiskutieren.
Messeziele
Deshalb erstaunt es umso mehr, dass Firmen, die sich zu einer Messebeteiligung entschließen, dies oft sehr oberflächlich tun. Nach ihren Messezielen und der Erfolgskontrolle befragt, erntet man oft verständnisloses Schulterzucken. Dabei ist eine Messe ohne Ziel wie das Angebot eines Büromöbelherstellers an einen Puppenhausfabrikanten.
Schließlich wird bei jedem Auftrag eine Kosten-/Nutzenrechnung gemacht und der Verlauf analysiert. Eine Messebeteiligung ist nichts anderes als ein Angebot - und will nachverfolgt werden.
Mögliche Messeziele z.B. können sein:
- Gewinnung von Neukunden
- Pflegen und Vertiefen von bestehenden Kontakten
- Vorstellung von Produktneuheiten
- Erschließung neuer Märkte
- Steigerung des Bekanntheitsgrades
Messebeteiligungen
Für Unternehmen, die Kosten sparen wollen, bieten sich oft Kooperationen mit anderen Firmen, Verbänden oder eine kleine Fläche auf Länder-Gemeinschaftsständen an.
Diese Beteiligungen sind oft schon ab ca. 1.000,-- € zzgl. Personalnebenkosten möglich. Vielleicht ist auch eine Hausmesse in den eigenen Räumen eine lohnendere und kostengünstigere Variante. Aber auch hier muß das Veranstaltungsziel genau definiert sein um hinterher eine Erfolgskontrolle durchführen zu können.
Messeauswahl
Für die Messeauswahl empfehlen sich die Auma-Kataloge oder der m + a Messeplaner. Darin sind Informationen enthalten über Termine, Art der Veranstaltungen, Zielgruppen, Besucherstrukturen, etc. Denn Voraussetzung für eine erfolgreiche Messebeteiligung ist die vorherige Zielgruppenanalyse.
Messepersonal
Die meisten Aussteller sind der Meinung, das wichtigste auf einer Messe sind die Produkte. Weit gefehlt: Nur 40 % des Erfolges gehören den Produkten, 20% der Standgestaltung , aber weitere 40 % dem Standpersonal. Denn der Messebesucher kennt drei Plagen: Schlechte Luft in den Hallen, schmerzende Füße und unzureichend ausgebildetes Standpersonal. Aber Letzteres muß nicht sein. In einer guten Messevorbereitung ist auch eine Schulung oder zumindest ein Briefing für das Standpersonal enthalten.
So punktet man z.B. schon mit der Vermeidung von eingefahrenen Formulierungen wie: "Kann ich Ihnen helfen... " die von ca. 98 % des Messepersonals angewandt werden und mit einem klaren "Nein" abgeschmettert werden kann. Vermeiden Sie geschlossene Fragen und versuchen es mit: "Wie kann ich Ihnen helfen?" Damit erhalten Sie umgehend eine Antwort von Ihrem Gesprächspartner und können den Dialog ausbauen. Wichtig ist aber auch der Umgang am Stand miteinander.
Eine Messe ist eine Ausnahmesituation in der jeder mal unter besonderen Stresssituationen steht die es freundlich zu meistern gilt. Je klarer deshalb Zuständigkeiten und Aufgaben vorher definiert sind, umso reibungsloser wird der Messeablauf sein. Um dies zu gewährleisten bewährt sich im Vorfeld ein Messebriefing für die Mannschaft.
Messebriefing
Das Briefing für die Messebesatzung sollte folgende Punkte enthalten:
- Messeziel
- Messemotto
- Hallen- und Stand-Nr.
- Messeöffnungszeiten
- welche Werbe- und Öffentlichkeitsmaßnahmen wurden vor der Messe durchgeführt
- Welche Zielgruppen werden erwartet
- wer ist für welche Aufgaben am Stand zuständig
- wer übernimmt die Standleitung
- welches Werbematerial steht zur Verfügung
- Benimm-Regeln am Messestand
- Kleiderordnung
- Unterbringung während der Messe
- finden Messeaktionen für Kunden und/oder Standpersonal statt
Sollten Sie eine Schulung für das Messepersonal in Betracht ziehen, sollte diese relativ zeitnah vor der Messe durchgeführt werden um den direkten Bezug herzustellen.
Messevorbereitung
Bei der Messevorbereitung haben sich Checklisten für die jeweiligen Bereiche bewährt, wie:
- Kostenkalkulation
- Standgestaltung
- Standausrüstung
- Kücheneinrichtung
- Büromaterial
- Logistik
Diese Checklisten sollten nach jeder Messe auf Aktualität überprüft und ggf. ergänzt werden. Dadurch ersparen Sie sich bei der nächsten Messe das neu Durchdenken der Abläufe und können auf gemachte Erfahrungen zurückgreifen. Das spart Zeit und vermeidet Fehler.
Öffentlichkeitsarbeit auf der Messe
Nicht nur Ihre Kunden, auch die Pressevertreter sollten zu Ihrer Messe eingeladen werden, denn sie sind schließlich der Mittler zu Ihren Zielgruppen. Um den Journalisten eine zeitgerechte Planung zu ermöglichen, empfiehlt es sich, ca. drei Wochen vor Messebeginn die Einladungen zu verschicken. Bei besonders wichtigen Redakteuren kann man den Besuchstermin noch mal telefonisch hinterfragen. Halten Sie eine aussagekräftige Pressemappe bereit. Wenn es auf der Messe ein Pressezentrum gibt, ist evtl. das Deponieren von Pressemappen in den dafür vorgesehenen Pressefächern sinnvoll.
Hier einige Tipps für die nächste Messe:
1. Überlegen Sie, warum Sie gerade auf diese Messe wollen
2. Formulieren Sie ein konkretes Messeziel
3. Informieren Sie sich über die zu erwartende Zielgruppe
4. Prüfen Sie, ob diese mit Ihrer gewünschten Zielgruppe übereinstimmt
5. Legen Sie eindeutige Zuständigkeiten für die Messedurchführung fest
6. Bereiten Sie die Messe mit Checklisten vor
7. Bereiten Sie Ihr Standpersonal professionell auf die Messe vor
8. Erstellen Sie Einladungen für Kunden und Interessenten
9. Laden Sie die Presse ein
10. Informieren Sie sich über den Wettbewerb auf einem Messerundgang
11. Verlassen Sie Ihren Stand nur zu günstigen Zeiten
12. Nehmen Sie Ihr handy mit auf den Rundgang
13. Bereiten Sie die Messe nach
14. Machen Sie eine Erfolgskontrolle
Messeziele
Deshalb erstaunt es umso mehr, dass Firmen, die sich zu einer Messebeteiligung entschließen, dies oft sehr oberflächlich tun. Nach ihren Messezielen und der Erfolgskontrolle befragt, erntet man oft verständnisloses Schulterzucken. Dabei ist eine Messe ohne Ziel wie das Angebot eines Büromöbelherstellers an einen Puppenhausfabrikanten.
Schließlich wird bei jedem Auftrag eine Kosten-/Nutzenrechnung gemacht und der Verlauf analysiert. Eine Messebeteiligung ist nichts anderes als ein Angebot - und will nachverfolgt werden.
Mögliche Messeziele z.B. können sein:
- Gewinnung von Neukunden
- Pflegen und Vertiefen von bestehenden Kontakten
- Vorstellung von Produktneuheiten
- Erschließung neuer Märkte
- Steigerung des Bekanntheitsgrades
Messebeteiligungen
Für Unternehmen, die Kosten sparen wollen, bieten sich oft Kooperationen mit anderen Firmen, Verbänden oder eine kleine Fläche auf Länder-Gemeinschaftsständen an.
Diese Beteiligungen sind oft schon ab ca. 1.000,-- € zzgl. Personalnebenkosten möglich. Vielleicht ist auch eine Hausmesse in den eigenen Räumen eine lohnendere und kostengünstigere Variante. Aber auch hier muß das Veranstaltungsziel genau definiert sein um hinterher eine Erfolgskontrolle durchführen zu können.
Messeauswahl
Für die Messeauswahl empfehlen sich die Auma-Kataloge oder der m + a Messeplaner. Darin sind Informationen enthalten über Termine, Art der Veranstaltungen, Zielgruppen, Besucherstrukturen, etc. Denn Voraussetzung für eine erfolgreiche Messebeteiligung ist die vorherige Zielgruppenanalyse.
Messepersonal
Die meisten Aussteller sind der Meinung, das wichtigste auf einer Messe sind die Produkte. Weit gefehlt: Nur 40 % des Erfolges gehören den Produkten, 20% der Standgestaltung , aber weitere 40 % dem Standpersonal. Denn der Messebesucher kennt drei Plagen: Schlechte Luft in den Hallen, schmerzende Füße und unzureichend ausgebildetes Standpersonal. Aber Letzteres muß nicht sein. In einer guten Messevorbereitung ist auch eine Schulung oder zumindest ein Briefing für das Standpersonal enthalten.
So punktet man z.B. schon mit der Vermeidung von eingefahrenen Formulierungen wie: "Kann ich Ihnen helfen... " die von ca. 98 % des Messepersonals angewandt werden und mit einem klaren "Nein" abgeschmettert werden kann. Vermeiden Sie geschlossene Fragen und versuchen es mit: "Wie kann ich Ihnen helfen?" Damit erhalten Sie umgehend eine Antwort von Ihrem Gesprächspartner und können den Dialog ausbauen. Wichtig ist aber auch der Umgang am Stand miteinander.
Eine Messe ist eine Ausnahmesituation in der jeder mal unter besonderen Stresssituationen steht die es freundlich zu meistern gilt. Je klarer deshalb Zuständigkeiten und Aufgaben vorher definiert sind, umso reibungsloser wird der Messeablauf sein. Um dies zu gewährleisten bewährt sich im Vorfeld ein Messebriefing für die Mannschaft.
Messebriefing
Das Briefing für die Messebesatzung sollte folgende Punkte enthalten:
- Messeziel
- Messemotto
- Hallen- und Stand-Nr.
- Messeöffnungszeiten
- welche Werbe- und Öffentlichkeitsmaßnahmen wurden vor der Messe durchgeführt
- Welche Zielgruppen werden erwartet
- wer ist für welche Aufgaben am Stand zuständig
- wer übernimmt die Standleitung
- welches Werbematerial steht zur Verfügung
- Benimm-Regeln am Messestand
- Kleiderordnung
- Unterbringung während der Messe
- finden Messeaktionen für Kunden und/oder Standpersonal statt
Sollten Sie eine Schulung für das Messepersonal in Betracht ziehen, sollte diese relativ zeitnah vor der Messe durchgeführt werden um den direkten Bezug herzustellen.
Messevorbereitung
Bei der Messevorbereitung haben sich Checklisten für die jeweiligen Bereiche bewährt, wie:
- Kostenkalkulation
- Standgestaltung
- Standausrüstung
- Kücheneinrichtung
- Büromaterial
- Logistik
Diese Checklisten sollten nach jeder Messe auf Aktualität überprüft und ggf. ergänzt werden. Dadurch ersparen Sie sich bei der nächsten Messe das neu Durchdenken der Abläufe und können auf gemachte Erfahrungen zurückgreifen. Das spart Zeit und vermeidet Fehler.
Öffentlichkeitsarbeit auf der Messe
Nicht nur Ihre Kunden, auch die Pressevertreter sollten zu Ihrer Messe eingeladen werden, denn sie sind schließlich der Mittler zu Ihren Zielgruppen. Um den Journalisten eine zeitgerechte Planung zu ermöglichen, empfiehlt es sich, ca. drei Wochen vor Messebeginn die Einladungen zu verschicken. Bei besonders wichtigen Redakteuren kann man den Besuchstermin noch mal telefonisch hinterfragen. Halten Sie eine aussagekräftige Pressemappe bereit. Wenn es auf der Messe ein Pressezentrum gibt, ist evtl. das Deponieren von Pressemappen in den dafür vorgesehenen Pressefächern sinnvoll.
Hier einige Tipps für die nächste Messe:
1. Überlegen Sie, warum Sie gerade auf diese Messe wollen
2. Formulieren Sie ein konkretes Messeziel
3. Informieren Sie sich über die zu erwartende Zielgruppe
4. Prüfen Sie, ob diese mit Ihrer gewünschten Zielgruppe übereinstimmt
5. Legen Sie eindeutige Zuständigkeiten für die Messedurchführung fest
6. Bereiten Sie die Messe mit Checklisten vor
7. Bereiten Sie Ihr Standpersonal professionell auf die Messe vor
8. Erstellen Sie Einladungen für Kunden und Interessenten
9. Laden Sie die Presse ein
10. Informieren Sie sich über den Wettbewerb auf einem Messerundgang
11. Verlassen Sie Ihren Stand nur zu günstigen Zeiten
12. Nehmen Sie Ihr handy mit auf den Rundgang
13. Bereiten Sie die Messe nach
14. Machen Sie eine Erfolgskontrolle
